Rentabilitätsvorschau erstellen: Beispiel und kostenlose Excel-Vorlage

Was ist eine Rentabilitätsvorschau?

Eine Rentabilitätsvorschau, auch Ertragsvorschau oder Rentabilitätsplan, zeigt, ob Ihr Unternehmen Gewinn macht: erwarteter Umsatz minus aller Kosten, je Monat oder Jahr. Sie ist eine geplante Gewinn- und Verlustrechnung. Banken und Förderstellen verlangen sie mit dem Businessplan, zusammen mit Kapitalbedarfsplan und Liquiditätsplan. Auch in einem bestehenden Unternehmen ist sie nützlich: Ohne Planung haben Sie nichts, woran Sie die Ist-Zahlen messen können.

Sie möchten gleich starten? Laden Sie die kostenlose Excel-Vorlage für die Rentabilitätsvorschau herunter. Sie ist mit dem Beispiel aus diesem Artikel gefüllt und rechnet Rohertrag, Betriebsergebnis und Jahresüberschuss je Monat aus.

Rentabilitätsvorschau, Liquiditätsplan und Kapitalbedarfsplan

Die drei Pläne werden oft verwechselt. Jeder beantwortet eine andere Frage.

Der wichtigste Unterschied ist der Zeitpunkt. Ein Transporter für 60.000 € ist im Kapitalbedarfsplan eine Anschaffung, im Liquiditätsplan eine Auszahlung im Monat der Zahlung und in der Rentabilitätsvorschau bei fünf Jahren Nutzungsdauer 12.000 € Abschreibung pro Jahr. Wie Sie den Liquiditätsplan erstellen, lesen Sie in Liquiditätsplanung erstellen mit Excel-Vorlage.

Die Posten einer Rentabilitätsvorschau

In 7 Schritten zur Rentabilitätsvorschau

Schritt 1: Umsatz begründen. Beginnen Sie nie mit einer Gesamtsumme. Teilen Sie den Umsatz in Ströme und rechnen Sie jeden als Preis mal Menge. Ein Installationsbetrieb rechnet etwa mit der Zahl der Aufträge pro Monat mal dem durchschnittlichen Auftragswert, plus den festen Erlösen aus Wartungsverträgen. Berücksichtigen Sie Saison und Urlaub.

Schritt 2: Wareneinsatz als Prozentsatz. Nehmen Sie den Prozentsatz aus Ihren Vorjahreszahlen. Im Beispiel machen Material und Fremdleistungen 45 % des Installationsumsatzes aus. Den Rohertrag prüfen Sie mit dem Margenrechner.

Schritt 3: Personalkosten vollständig ansetzen. Rechnen Sie mit Bruttolohn plus Arbeitgeberanteil, Sonderzahlungen und betrieblicher Altersvorsorge. Fragen Sie Ihre Lohnbuchhaltung nach Ihrem tatsächlichen Aufschlag und setzen Sie Einmalzahlungen in den Monat der Auszahlung.

Schritt 4: sonstige Fixkosten. Miete, Fahrzeuge, Software, Versicherungen und Marketing. Gehen Sie die Kontoauszüge des Vorjahres durch; vergessen werden fast immer kleine Abonnements, die sich summieren.

Schritt 5: Abschreibungen aus dem Kapitalbedarfsplan. Anschaffungskosten durch Nutzungsdauer teilen. Grundstücke werden nicht abgeschrieben.

Schritt 6: Zinsen und Steuern. Die Zinsen ergeben sich aus dem Finanzierungsangebot. Tragen Sie Ihren eigenen Steuersatz ein; auf einen Verlust fallen keine Ertragsteuern an.

Schritt 7: monatlich mit dem Ist vergleichen. Eine Planung in der Schublade ist wertlos. Stellen Sie Plan und Ist jeden Monat gegenüber und erklären Sie die großen Abweichungen. Das ist der Kern eines guten Management-Reportings.

Beispiel: Rentabilitätsvorschau eines Installationsbetriebs

Ein fiktiver Installationsbetrieb mit fünf Mitarbeitern plant für 2027. Das sind die Jahressummen aus der Excel-Vorlage.

Zwei Dinge fallen auf. Im Juli und August ist der Umsatz wegen der Sommerferien niedriger, während die Fixkosten weiterlaufen; in diesen Monaten liegt das Ergebnis nahe null. Und das Betriebsergebnis beträgt 10,4 % vom Umsatz: Fällt der Umsatz 10 % niedriger aus, sinkt der Gewinn um mehr als die Hälfte. Den Mindestumsatz berechnen Sie mit dem Break-even-Rechner.

Typische Fehler

• Umsatzsteuer einrechnen. In der Rentabilitätsvorschau stehen Nettobeträge. Für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen ist die Umsatzsteuer weder Umsatz noch Kosten.
• Investitionen als Kosten buchen. Eine Anschaffung für 60.000 € ist kein Aufwand von 60.000 €, sondern Abschreibung über die Nutzungsdauer.
• Tilgungen aufnehmen. Tilgungen sind kein Aufwand, nur die Zinsen. Tilgungen gehören in den Liquiditätsplan.
• Umsatz als eine Zahl. Ohne Herleitung kann niemand, auch Sie selbst nicht, beurteilen, ob die Planung realistisch ist.
• Den Unternehmerlohn vergessen. Bei Einzelunternehmen ist Ihr eigenes Einkommen kein Aufwand, aber der Gewinn muss zum Leben und für die Steuern reichen.

Plan und Ist ohne Handarbeit

Plan und Ist monatlich zu vergleichen, kostet in Excel viel Kopierarbeit. Verbinden Sie Ihre Buchhaltung, etwa Exact Online, Xero oder QuickBooks Online, mit DigiData, und das Finanz-Dashboard stellt Ergebnis und Planung jeden Monat nebeneinander. Kennzahlen aus Ihrer Planung, etwa Rentabilität und Eigenkapitalquote, rechnen Sie mit den kostenlosen Finanzrechnern nach.