Liquiditätsplanung aus der Buchhaltung erstellen: Anleitung

Gewinn ist nicht dasselbe wie Geld auf dem Konto

Viele profitable KMU geraten trotzdem in Schwierigkeiten, weil das Geld zum falschen Zeitpunkt eingeht. Ein großer Auftrag wird vorfinanziert, ein Kunde zahlt nach 70 statt nach 30 Tagen, und gleichzeitig ist die Umsatzsteuer-Vorauszahlung fällig. Eine Liquiditätsplanung zeigt solche Engpässe Wochen im Voraus.

Anders als ein Budget, das auf Ertrag und Aufwand schaut, betrachtet die Liquiditätsplanung Ein- und Auszahlungen inklusive Umsatzsteuer. Eine rollierende Planung wird jede Woche mit aktuellen Zahlen aus Ihrer Buchhaltung neu aufgesetzt.

Wählen Sie den Horizont: 13 Wochen

Für die laufende Steuerung eignet sich ein Horizont von 13 Wochen in Wochenschritten. Das ist lang genug, um eine Steuerzahlung, Sonderzahlungen oder einen großen Einkauf kommen zu sehen, und kurz genug, um genau zu bleiben. Für Investitionsentscheidungen ergänzen Sie eine Jahresplanung auf Monatsbasis.

Schritt 1: Beginnen Sie mit dem tatsächlichen Kontostand

Nehmen Sie den Saldo aller Geschäftskonten zum Stichtag. Verwenden Sie den Kontoauszug, nicht den Buchsaldo, wenn noch unverarbeitete Umsätze vorliegen.

Schritt 2: Leiten Sie erwartete Einzahlungen aus offenen Forderungen ab

Offene Ausgangsrechnungen mit Fälligkeit bilden die Grundlage. Kunden zahlen jedoch selten genau am Fälligkeitstag. Korrigieren Sie daher je Kunde oder Kundengruppe um das tatsächliche Zahlungsverhalten: Zahlt ein Kunde im Schnitt 18 Tage nach Fälligkeit, verschieben Sie die Einzahlung um 18 Tage.

Bei großen überfälligen Posten treffen Sie eine bewusste Einschätzung: Kommt das Geld diesen Monat, später oder vielleicht gar nicht? Eine Planung, in der jede überfällige Rechnung „nächste Woche" eingeht, ist zu optimistisch.

Schritt 3: Leiten Sie erwartete Auszahlungen aus offenen Verbindlichkeiten ab

Offene Eingangsrechnungen mit Fälligkeit decken die ersten Wochen ab. Ergänzen Sie Positionen, die nicht als Rechnung in der Buchhaltung stehen:

• Löhne und Lohnsteuer inklusive Sonderzahlungen
• Miete, Leasing, Versicherungen und Abonnements
• Umsatzsteuer-Vorauszahlungen
• Tilgung und Zinsen
• Geplante Investitionen

Diese Fixposten legen Sie einmal in einem Schema an. Sie ändern sich kaum.

Schritt 4: Ergänzen Sie erwarteten Umsatz, der noch nicht fakturiert ist

Für weiter entfernte Wochen gibt es noch keine Rechnungen. Verwenden Sie dann unfertige Leistungen, geplante Abschläge oder den budgetierten Umsatz und addieren Sie das übliche Zahlungsziel. Führen Sie diese Zeilen getrennt, damit Sie sehen, welcher Teil der Planung auf Rechnungen und welcher auf Erwartungen beruht.

Ein Beispiel

Fiktives Beispiel. In Woche 3 fallen Löhne und die Umsatzsteuerzahlung zusammen; in Woche 4 folgen Miete und zwei große Eingangsrechnungen.

Woche 4 rutscht unter null. Das wissen Sie jetzt vier Wochen im Voraus. Sie können den größten offenen Kunden anrufen, mit einem Lieferanten über das Zahlungsziel sprechen oder den Kreditrahmen vorbereiten. Ohne Planung erfahren Sie es erst, wenn eine Zahlung abgelehnt wird.

Möchten Sie sehen, ob Ihre Buchhaltung genug Daten für eine Planung liefert? Fordern Sie eine 20-minütige Demo an. Wir binden Ihre Buchhaltung an und zeigen offene Posten und Zahlungsverhalten auf Ihren eigenen Zahlen.

Schritt 5: Wöchentlich aktualisieren und Abweichung messen

Eine Planung ist nur verlässlich, wenn Sie sie überprüfen. Vergleichen Sie jede Woche den geplanten mit dem tatsächlichen Kontostand und notieren Sie die größte Abweichung. Gehen Einzahlungen regelmäßig später ein als erwartet, passen Sie die Korrektur für das Zahlungsverhalten an.

An dieser wöchentlichen Aktualisierung scheitern die meisten Tabellen: Jemand muss jede Woche offene Posten exportieren und einfügen. Wenn Sie Ihre Buchhaltung anbinden, etwa Exact Online, Twinfield oder Moneybird, kommen Rechnungen und Fälligkeiten automatisch, soweit das Programm sie bereitstellt. Fixkosten und budgetierten Umsatz ergänzen Sie als eigene CSV-Datei.

Wo KI hilft und wo nicht

Ein KI-Agent beantwortet schnell Fragen wie „Welche Kunden zahlen im Schnitt am spätesten nach Fälligkeit?" oder „Welche Eingangsrechnungen über 5.000 EUR werden in den nächsten drei Wochen fällig?". Die Planung selbst sollte auf festen Rechenregeln beruhen, damit das Ergebnis jede Woche gleich zustande kommt und nachprüfbar ist. Lassen Sie KI beim Recherchieren und Erklären helfen, nicht beim Erfinden der Zahlen.

Häufige Fehler

• Umsatz statt Einzahlungen. Eine Rechnung dieses Monats ist erst Geld, wenn der Kunde zahlt.
• Umsatzsteuer vergessen. Beträge in der Liquiditätsplanung sind brutto, und die Steuerzahlung ist ein großer Abfluss.
• Einmalig erstellen. Eine Planung von vor drei Monaten sagt nichts mehr. Machen Sie daraus eine Wochenroutine.
• Kein Puffer. Legen Sie einen Mindestbestand fest, etwa einen Monat Fixkosten, und markieren Sie Wochen, die darunter fallen.

Eine steigende DSO ist oft die erste Ursache für Liquiditätsengpässe. Lesen Sie auch Debitorenmanagement mit Daten verbessern.