Exploitatiebegroting maken: voorbeeld en gratis Excel-sjabloon

Wat is een exploitatiebegroting?

Een exploitatiebegroting laat zien of je bedrijf winst maakt: de verwachte omzet min alle kosten, per maand of per jaar. Het is een begrote winst-en-verliesrekening. Banken en investeerders vragen erom bij een financieringsaanvraag, en in een ondernemingsplan is hij samen met de investerings- en de liquiditeitsbegroting het financiële plan. Maar ook als je al jaren onderneemt is hij nuttig: zonder begroting kun je de werkelijke cijfers nergens tegen afzetten.

Wil je meteen beginnen? Download het gratis Excel-sjabloon voor een exploitatiebegroting. Het is ingevuld met het voorbeeld uit dit artikel en rekent brutowinst, bedrijfsresultaat en nettoresultaat per maand voor je uit.

Exploitatiebegroting, liquiditeitsbegroting en investeringsbegroting

De drie begrotingen worden vaak door elkaar gehaald. Ze beantwoorden elk een andere vraag.

Het grootste verschil zit in de timing. Een bus van € 60.000 is in de investeringsbegroting één aankoop, in de liquiditeitsbegroting een uitgave in de maand dat je betaalt, en in de exploitatiebegroting jaarlijks € 12.000 afschrijving bij vijf jaar levensduur. Hoe je de liquiditeitsbegroting maakt, lees je in liquiditeitsbegroting maken met Excel-sjabloon.

De posten van een exploitatiebegroting

In 7 stappen een exploitatiebegroting maken

Stap 1: onderbouw de omzet. Begin nooit met een totaalbedrag. Splits de omzet in stromen en reken elke stroom uit als prijs maal aantal. Een installatiebedrijf rekent bijvoorbeeld met het aantal projecten per maand maal de gemiddelde projectwaarde, plus de vaste opbrengst van onderhoudscontracten. Houd rekening met seizoenen en vakanties.

Stap 2: reken de inkoopwaarde uit als percentage. Neem het percentage uit je eigen cijfers van vorig jaar. In het voorbeeld is materiaal en onderaanneming 45% van de omzet uit installatiewerk. De brutomarge controleer je met de rekenhulp marge.

Stap 3: personeelskosten volledig opnemen. Reken met brutoloon plus werkgeverslasten, vakantiegeld en pensioen. Werkgeverslasten liggen vaak tussen de 20 en 30% bovenop het brutoloon; vraag je salarisadministrateur om je eigen percentage. Zet het vakantiegeld in de maand waarin je het uitbetaalt.

Stap 4: de overige vaste kosten. Huur, vervoer, software, verzekeringen en marketing. Loop je bankafschriften van vorig jaar na; vergeten posten zijn bijna altijd kleine abonnementen die samen flink oplopen.

Stap 5: afschrijvingen uit de investeringsbegroting. Deel de aanschafwaarde door de levensduur. Grond schrijf je niet af.

Stap 6: rente en belasting. Rente over leningen volgt uit het financieringsvoorstel. Voor de belasting vul je je eigen tarief in; over een verlies betaal je geen winstbelasting.

Stap 7: vergelijk elke maand met de werkelijkheid. Een begroting die in een la verdwijnt heeft geen waarde. Zet maandelijks begroting en realisatie naast elkaar en verklaar de grote verschillen. Dat is de kern van een goede managementrapportage.

Voorbeeld: exploitatiebegroting van een installatiebedrijf

Een fictief installatiebedrijf met vijf mensen begroot voor 2027. Dit zijn de jaartotalen uit het Excel-sjabloon.

Twee dingen vallen op. De omzet in juli en augustus is lager door de bouwvakantie, terwijl de vaste kosten doorlopen; in die maanden is het resultaat bijna nul. En het bedrijfsresultaat is 10,4% van de omzet: valt de omzet 10% lager uit, dan wordt de winst meer dan gehalveerd. Hoeveel omzet je minimaal nodig hebt, reken je uit met de rekenhulp break-even.

Veelgemaakte fouten

• Btw meenemen. In de exploitatiebegroting staan bedragen exclusief btw. Btw is geen omzet en geen kosten voor een btw-plichtige ondernemer.
• Investeringen als kosten boeken. Een aankoop van € 60.000 is geen kostenpost van € 60.000, maar afschrijving over de levensduur.
• Aflossingen opnemen. Aflossing is geen kostenpost; alleen de rente is dat. Aflossingen horen in de liquiditeitsbegroting.
• Omzet als één getal. Zonder onderbouwing kan niemand, ook jij niet, beoordelen of de begroting realistisch is.
• Eigen salaris vergeten. Bij een eenmanszaak staat je eigen inkomen niet in de kosten, maar moet het resultaat wel genoeg zijn om van te leven en belasting over te betalen.

Begroting naast realisatie zonder handwerk

Begroting en realisatie maandelijks vergelijken kost in Excel veel knip- en plakwerk. Koppel je boekhouding, zoals Exact Online of Twinfield, aan DigiData, en het financieel dashboard zet resultaat en begroting per maand naast elkaar. De kengetallen uit je begroting, zoals rentabiliteit en solvabiliteit, reken je na met de gratis rekentools.