Nachkalkulation automatisieren: Marge je Projekt ohne Excel

Warum die Nachkalkulation oft liegen bleibt

Im Bau, in der Gebäudetechnik und in projektbasierten Dienstleistungen weiß fast jeder, dass die Nachkalkulation wichtig ist. Trotzdem erfolgt sie oft erst Wochen nach der Fertigstellung oder gar nicht. Der Grund ist praktisch: Die Stunden stehen in der Zeiterfassung, das Material im Einkauf, die Rechnungen in der Buchhaltung und die Kalkulation in einem Angebot oder einer Tabelle. Wer alles zusammenführt, braucht einen halben Tag pro Projekt.

Die Folge: Dieselben Fehler wiederholen sich. Ein Kalkulator plant für eine bestimmte Art von Arbeit regelmäßig zu wenige Stunden ein, Nachträge werden nicht berechnet oder ein Nachunternehmer ist teurer als geplant. Ohne Nachkalkulation bleibt das bis zum Jahresabschluss unsichtbar.

Was eine gute Nachkalkulation zeigt

Eine brauchbare Nachkalkulation zerlegt die Abweichung zwischen Kalkulation und Ist je Kostenart:

Fiktives Beispiel. Auftragssumme 46.000 EUR.

In diesem Beispiel erklärt der Lohn fast die gesamte Abweichung: 230 Stunden kalkuliert, 270 Stunden gebucht, bei Kosten von 80 EUR je Stunde. Das ist eine konkrete Frage für die nächste Besprechung: War die Kalkulation zu knapp, oder ging Zeit durch Warten, Nacharbeit oder Fahrten verloren?

Schritt 1: Wählen Sie einen Stundensatz und halten Sie ihn fest

Die größte Diskussionsquelle in einer Nachkalkulation ist der Stundensatz. Verwenden Sie den Kostensatz je Stunde (Lohn plus Arbeitgeberanteile plus Gemeinkostenzuschlag) oder den Verkaufssatz? Nehmen Sie für die Nachkalkulation den Kostensatz, denn Sie möchten wissen, was das Projekt tatsächlich gekostet hat.

Legen Sie auch fest, wie Sie Fahrzeiten, Überstunden und Stunden von Auszubildenden oder Freiberuflern behandeln. Eine Nachkalkulation, die jeden Monat anders berechnet wird, ist nicht vergleichbar.

Schritt 2: Buchen Sie Stunden und Material auf Projekt und Kostenart

Automatisierung funktioniert nur, wenn die Quelle sauber gepflegt ist. Prüfen Sie drei Dinge:

• Werden Stunden immer auf ein Projekt gebucht und nicht auf eine allgemeine Position?
• Wird reguläre Arbeit von Nachträgen getrennt?
• Sind Eingangsrechnungen und Materialbuchungen einem Projekt zugeordnet?

Software wie Bouw7, Robaws und OutSmart erfasst Stunden, Material und Arbeitsaufträge je Projekt. Die Buchhaltung, etwa Exact Online oder Twinfield, liefert Rechnungen und Kostenstellen.

Schritt 3: Verbinden Sie die Quellen, statt zu exportieren

Mit DigiData synchronisieren Sie Projektsoftware und Buchhaltung täglich an einen Ort. Sie können die Tabellen per OData in Power BI oder Excel laden oder ein Projekt-Dashboard für Bau und Gebäudetechnik nutzen. Der Unterschied zum manuellen Export: Die Nachkalkulation ist jeden Morgen aktuell, auch für laufende Projekte.

So wird aus der Nachkalkulation eine mitlaufende Kalkulation. Hat ein Projekt bei 60 Prozent Fortschritt bereits 80 Prozent der Stunden verbraucht, sehen Sie das, solange Sie noch gegensteuern können.

Möchten Sie die Nachkalkulation Ihrer eigenen Projekte sehen? Fordern Sie eine 20-minütige Demo an. Wir binden eine Quelle an und zeigen Stunden und Kosten je Projekt auf Ihren eigenen Daten.

Schritt 4: Vergleichen Sie Projekte miteinander

Der eigentliche Gewinn liegt nicht in einer einzelnen Nachkalkulation, sondern im Vergleich von Dutzenden Projekten. Welche Projektarten erreichen ihre Marge regelmäßig? Welcher Kalkulator liegt am häufigsten daneben? Bei welchem Auftraggeber werden Nachträge am seltensten berechnet?

Mit dem KI-Agenten stellen Sie solche Fragen in normaler Sprache, zum Beispiel: „Welche zehn Projekte dieses Jahres hatten die größte Stundenüberschreitung gegenüber der Kalkulation?" Die Antwort kommt aus den angebundenen Daten, und Sie können die zugrunde liegenden Datensätze prüfen.

Schritt 5: Schließen Sie den Kreis zur Kalkulation

Eine Nachkalkulation wirkt erst, wenn das Ergebnis in neue Angebote zurückfließt. Vereinbaren Sie, dass die Kalkulation jedes Quartal die fünf größten Abweichungen bespricht und Richtzeiten oder Zuschläge anpasst. So wird das nächste Angebot besser als das letzte.

Häufige Fehler

• Nachkalkulation erst nach Fertigstellung. Dann können Sie nicht mehr steuern. Prüfen Sie laufende Projekte wöchentlich.
• Verkaufssatz für geleistete Stunden. Dann wirkt jedes Projekt profitabel, solange Stunden gebucht werden.
• Nachträge nicht getrennt erfassen. Sie sehen eine Überschreitung, ohne zu wissen, ob sie hätte berechnet werden müssen.
• Unfertige Leistungen vergessen. Ein Projekt mit vielen Stunden und wenigen Rechnungen kann gesund sein, wenn eine Abschlagsrechnung noch aussteht. Zeigen Sie unfertige Leistungen separat.

Zum umfassenderen Ansatz der Budgetüberwachung je Projekt siehe Projektcontrolling mit KI.