KI im Bau: 6 Anwendungen für Ihre eigenen Projektdaten

Wo KI im Bau heute schon hilft

Bei KI im Bau denken viele an intelligente Planungssoftware, Drohnen oder Roboter auf der Baustelle. Für einen typischen Bau- oder Installationsbetrieb liegt der erste Nutzen näher: in den Stunden, Materialbuchungen, Projekten und Rechnungen, die bereits in der Projektverwaltung und der Buchhaltung stehen.

Diese Daten werden jeden Tag erfasst, aber selten rechtzeitig genutzt. Die Nachkalkulation kommt erst nach der Übergabe, die Projektleitung fragt Zahlen im Büro an und die Geschäftsführung sieht die Marge pro Projekt erst beim Monatsabschluss. Ein KI-Agent, der auf diesen Daten rechnet, ändert das, ohne dass ein neues System auf der Baustelle nötig ist.

1. Projektmarge verfolgen, während die Arbeit läuft

Die Grundlage ist einfach: fakturierter Umsatz minus Stunden zum Kostensatz, Material und Nachunternehmer. Wenn Stunden und Material aus Exact Bouw (früher Bouw7) täglich mit den Rechnungen aus Exact Online oder Twinfield zusammenkommen, sehen Sie die Marge pro Projekt täglich aktualisiert. Fragen Sie den Agenten zum Beispiel: „Welche laufenden Projekte liegen unter 15 % Marge?“

2. Überschreitungen erkennen, bevor es zu spät ist

Ein Alert wirkt besser als ein Bericht, den niemand öffnet. Richten Sie eine Meldung ein, sobald Stunden oder Materialkosten eines Projekts 90 % des Budgets erreichen. Mit Automatisierungen läuft diese Prüfung nach jeder Synchronisierung, und die Meldung geht per E-Mail an die Projektleitung.

3. Fragen von der Baustelle stellen

Projektleiter sitzen nicht vor einem Dashboard. Mit dem KI-Agenten in Teams oder Slack fragen sie vom Handy aus, wie viele Stunden diese Woche auf ein Projekt gebucht wurden oder welches Material noch nicht fakturiert ist.

4. Die Nachkalkulation automatisieren

Eine Nachkalkulation vergleicht Kalkulation und Wirklichkeit pro Kostenart. Wenn Stunden, Material und Rechnungen verbunden sind, muss sie niemand mehr von Hand zusammenstellen. In Nachkalkulation automatisieren lesen Sie, welche Entscheidungen Sie vorab treffen, etwa zum Stundensatz.

5. Ein Wochenbericht für die Projektleitung

Jeden Montag der Stand der eigenen Projekte im Postfach: gebuchte Stunden gegenüber Budget, Materialverbrauch und was noch fakturiert werden kann. Das erspart dem Büro die wöchentliche Runde aus Exporten und E-Mails.

6. Stunden analysieren

Wohin gehen die Stunden? Der Agent teilt Stunden nach Projekt, Mitarbeiter und Tätigkeit auf und zeigt, wie viele Stunden nicht fakturierbar sind. Das ist oft der schnellste Weg, Marge zurückzugewinnen.

Rechenbeispiel: Überschreitung rechtzeitig sehen

Fiktives Beispiel. Auftragssumme 120.000 EUR; die Projektleitung schätzt das Projekt auf 60 % fertig.

Das Material liegt im Plan, die Stunden nicht: Bei 60 % Fertigstellung sind bereits 71 % der Stunden verbraucht. Hochgerechnet endet das Projekt bei 1.067 Stunden, und die Marge sinkt von 27 % auf 22 %. Weil Sie das zur Halbzeit sehen, können Sie noch gegensteuern oder Mehrarbeit mit dem Auftraggeber besprechen.

Was Sie brauchen

KI rechnet nur so gut wie die Daten, die hineingehen. Prüfen Sie vor dem Start drei Dinge:

• Werden Stunden immer auf ein Projekt gebucht und nicht auf eine allgemeine Position?
• Werden Material und Eingangsrechnungen einem Projekt zugeordnet?
• Ist festgelegt, welchen Stundensatz Sie für die Nachkalkulation verwenden?

Legen Sie außerdem Definitionen fest, etwa was Sie unter Marge und Fertigstellung verstehen. Dann gibt der Agent allen dieselbe Antwort.

So fangen Sie an

Klein anfangen: Verbinden Sie Exact Bouw und Ihre Buchhaltung, wählen Sie zwei Projekte, deren Ergebnis Sie kennen, und prüfen Sie, ob die Zahlen übereinstimmen. Danach erweitern Sie auf alle laufenden Projekte.

Sie möchten das an einem Tag mit Ihrem eigenen Team tun? In der Exact Bouw Schulung bauen Sie mit Ihren eigenen Daten ein Projektmargen-Dashboard, einen Budget-Alert und einen Wochenbericht für die Projektleitung. Weitere Beispiele für die Branche finden Sie auf der Seite Bau und Außendienst.