Projektcontrolling mit KI: Kosten und Margen prüfen

Warum ein Projekt bis zur letzten Woche gesund aussehen kann

Ein Beratungshaus hat die Hälfte eines Festpreisprojekts in Rechnung gestellt. Das Dashboard zeigt kontinuierliche Umsätze, doch das Projektteam hat bereits den Großteil der geplanten Stunden verbraucht. Keine der beiden Zahlen ist falsch. Sie beschreiben lediglich unterschiedliche Aspekte. Ein strukturiertes Projektcontrolling führt Leistungsumfang, Lieferfortschritt, Ist-Kosten und den erwarteten Restaufwand in einer gemeinsamen Übersicht zusammen.

Hierbei handelt es sich um ein sinnvolles Einsatzfeld für KI im Controlling. Führungskräfte und Projektleiter verbringen oft wertvolle Zeit damit, Abweichungen mühsam aus verschiedenen Tabellen herauszusuchen. Ein KI-Datenassistent kann dabei helfen, diesen monatlichen oder wöchentlichen Review vorzubereiten. Er kann jedoch weder die tatsächliche Kundenabnahme eines Arbeitsergebnisses überprüfen noch eigenständig entscheiden, ob ein bisher nicht erfasster Change Request abrechenbar ist.

Die Projekt-Baseline definieren

Erfassen Sie das vereinbarte Honorar ohne Mehrwertsteuer, den freigegebenen Leistungsumfang, die budgetierten Stunden, die internen Kostensätze sowie eingekaufte Fremdleistungen. Vergeben Sie für jedes Projekt eine eindeutige Kennung und weisen Sie dem Budget eine verantwortliche Person zu. Halten Sie freigegebene Änderungen separat fest, damit die ursprüngliche Kalkulation nachvollziehbar bleibt.

Prüfen Sie vor der Anbindung Ihrer Quellen den Integrationskatalog. Ein operatives Projektsystem enthält häufig zwar gebuchte Stunden und Ausgangsrechnungen, nicht aber die für Margenberechnungen erforderlichen internen Kostensätze oder Schätzungen der Restaufwände. Schließen Sie solche Datenlücken über einen definierten Prozess, etwa über einen kontrollierten CSV-Datensatz. Ersetzen Sie keinesfalls den internen Kostensatz durch den externen Verrechnungssatz, ohne die Abweichung klar zu dokumentieren.

Beginnen Sie mit vier grundlegenden Kennzahlen:

• Die tatsächlichen Personalkosten entsprechen den genehmigten, erfassten Stunden multipliziert mit dem jeweils gültigen internen Kostensatz.
• Die tatsächlichen Projektkosten addieren eingekaufte Fremdleistungen und sonstige direkte Projektkosten hinzu.
• Die erwarteten Gesamtkosten ergeben sich aus den tatsächlichen Projektkosten zuzüglich der aktuellen Restaufwandsschätzung.
• Die erwartete Projektmarge entspricht dem vereinbarten Gesamthonorar abzüglich der erwarteten Gesamtkosten.

Hierbei handelt es sich um betriebswirtschaftliche Steuerungsgrößen für das Management, nicht um handelsrechtliche Vorschriften zur Umsatzrealisierung. Die Finanzabteilung sollte vorab festlegen, welche Umsatzbasis für die operative Prüfung herangezogen wird.

Ein konkretes Rechenbeispiel

Betrachten wir ein hypothetisches Festpreisprojekt mit einem Auftragsvolumen von 30.000 EUR netto. Das Team hat bisher 200 Stunden bei einem internen Kostensatz von 70 EUR pro Stunde erfasst, dazu kommen 3.000 EUR an eingekauften Fremdleistungen. Die aufgelaufenen Ist-Kosten belaufen sich somit auf 17.000 EUR.

Die Projektleitung schätzt, dass für die Fertigstellung weitere 100 Stunden sowie 1.000 EUR an Zukäufen nötig sind. Die erwarteten Gesamtkosten liegen damit bei 25.000 EUR. Daraus resultiert eine erwartete Marge von 5.000 EUR beziehungsweise 16,7 % des vereinbarten Honorars. Wer an dieser Stelle nur auf die Differenz von 13.000 EUR zwischen Auftragswert und bisherigen Ist-Kosten blicken würde, überschätzt das Projektergebnis gravierend.

Erhöht sich die Schätzung der Reststunden im Projektverlauf auf 140 Stunden, steigen die erwarteten Gesamtkosten auf 27.800 EUR. Die verbleibende Marge schrumpft auf 2.200 EUR. Eine solche Anpassung erfordert sofortige Klärung bezüglich Leistungsumfang und Ressourcenplanung. Sie ist für sich genommen kein Beleg für mangelnde Leistung einzelner Mitarbeiter, sondern ein Signal für veränderte Rahmenbedingungen.

Der KI eine klar abgegrenzte Prüfaufgabe zuweisen

Formulieren Sie gezielte Fragestellungen wie: "Vergleiche die erwartete Projektmarge mit dem freigegebenen Budget. Zeige auf, bei welchen Projekten sich die Abweichungen am stärksten vergrößert haben, nenne das jeweilige Berichtsdatum und liste die Treiber hinter den Änderungen auf. Trenne dabei tatsächlich verbuchte Kosten strikt von Schätzungen."

In DigiData sollten Sie die erforderlichen Kennzahlen vorab definieren und freigeben, bevor Sie diese in Dashboards oder im interaktiven Chat verwenden. Fehlende Schätzungen müssen transparent als fehlend ausgewiesen werden. Behandeln Sie jede KI-generierte Erklärung zunächst als Hypothese, bis der jeweilige Projektverantwortliche diese bestätigt. Ein Anstieg der Stunden kann auf zusätzlichen Leistungsumfang, verspätete Zeiterfassung oder schlicht auf eine fehlerhafte Buchung auf den falschen Projektcode zurückzuführen sein.

Ein regelmäßiger wöchentlicher Review funktioniert nur dann verlässlich, wenn die Eingangsdaten gepflegt sind. Legen Sie einen klaren Stichtag für die Zeiterfassung fest und kontrollieren Sie den Synchronisationsstatus der Quellsysteme. Ein frisch aktualisiertes Dashboard nützt wenig, wenn die zugrunde liegenden Zeiterfassungsdaten noch lückenhaft sind.

Aus Abweichungen gezielte Entscheidungen ableiten

Weisen Sie jede wesentliche Abweichung direkt der zuständigen Projektleitung zu. Diese sollte den verbleibenden Restaufwand bestätigen, prüfen, ob Leistungserweiterungen vom Kunden genehmigt wurden, und die gewählte Maßnahme nachvollziehbar dokumentieren. Typische Handlungsoptionen sind Nachverhandlungen über Mehraufwände mit dem Auftraggeber, eine Umverteilung von Aufgaben im Team oder die bewusste kaufmännische Akzeptanz einer niedrigeren Marge. Der digitale Assistent liefert die Datenbasis und bereitet Fakten auf, die kaufmännische Entscheidung treffen weiterhin Menschen.

Messen Sie den Erfolg der ersten Wochen an handfesten operativen Fortschritten: weniger ungeprüfte Budgetüberziehungen, verlässlichere Restaufwandsschätzungen und spürbar reduzierter Vorbereitungsaufwand für Meetings. Buchen Sie nicht jedes markierte Projekt voreilig als geretteten Gewinn ab. Wenn Ihr primärer Engpass aktuell in der wiederkehrenden, manuellen Berichtserstellung über mehrere Abteilungen hinweg liegt, lesen Sie weiter bei unserem Leitfaden über das Management-Reporting automatisieren.