Liquiditeitsprognose maken uit je boekhouding: stappenplan

Winst is niet hetzelfde als geld op de bank

Veel mkb-bedrijven met een gezonde winst komen toch in de problemen doordat het geld op het verkeerde moment binnenkomt. Een grote opdracht is voorgefinancierd, een klant betaalt na 70 in plaats van 30 dagen, en tegelijk moet de btw over het kwartaal worden afgedragen. Een liquiditeitsprognose laat zulke dalen weken van tevoren zien.

De KVK beschrijft een liquiditeitsbegroting als een overzicht per maand of kwartaal van inkomsten en uitgaven, inclusief btw. Een prognose is de doorlopende, bijgewerkte versie daarvan: elke week opnieuw, op basis van actuele cijfers uit je administratie.

Kies de horizon: 13 weken

Voor dagelijkse sturing werkt een horizon van 13 weken per week goed. Dat is lang genoeg om een btw-afdracht, een vakantiegelduitbetaling of een grote inkoop te zien aankomen, en kort genoeg om nauwkeurig te blijven. Voor investeringsbeslissingen maak je daarnaast een jaarprognose per maand.

Stap 1: begin met het werkelijke banksaldo

Neem het saldo van alle zakelijke rekeningen op de startdatum. Gebruik het bankafschrift, niet het grootboeksaldo, als er nog onverwerkte mutaties zijn.

Stap 2: haal verwachte ontvangsten uit openstaande debiteuren

Openstaande verkoopfacturen met hun vervaldatum vormen de basis. Maar klanten betalen zelden precies op de vervaldatum. Corrigeer daarom per klant of klantgroep voor het werkelijke betaalgedrag: als een klant gemiddeld 18 dagen na de vervaldatum betaalt, schuif je die ontvangst 18 dagen op.

Bij grote vervallen posten maak je een bewuste inschatting: komt dit geld deze maand, later, of misschien niet? Een prognose waarin elke vervallen factuur "volgende week" binnenkomt, is te optimistisch.

Stap 3: haal verwachte uitgaven uit openstaande crediteuren

Openstaande inkoopfacturen met vervaldatum geven de eerste weken van uitgaven. Vul aan met posten die niet als factuur in de boekhouding staan:

• Salarissen en loonheffing, inclusief vakantiegeld in mei of juni
• Huur, leasecontracten, verzekeringen en abonnementen
• Btw-afdracht per maand of kwartaal
• Aflossingen en rente
• Geplande investeringen

Deze vaste posten zet je één keer in een schema. Ze veranderen weinig.

Stap 4: voeg verwachte omzet toe die nog niet gefactureerd is

Voor de weken verder weg zijn er nog geen facturen. Gebruik dan onderhanden werk, geplande termijnen van projecten of de begrote omzet, en tel die op met de gebruikelijke betaaltermijn. Houd deze regels apart, zodat je ziet welk deel van de prognose op facturen rust en welk deel op verwachtingen.

Een voorbeeld

Fictief voorbeeld. In week 3 vallen salarissen samen met de kwartaalafdracht van de btw; in week 4 volgen huur en twee grote inkoopfacturen.

Week 4 zakt onder nul. Dat weet je nu vier weken vooruit. Je kunt de grootste openstaande debiteur nabellen, een betaaltermijn met een leverancier bespreken of de kredietruimte klaarzetten. Zonder prognose ontdek je het pas als een betaling wordt geweigerd.

Wil je zien of je administratie genoeg gegevens heeft voor een prognose? Vraag een demo van 20 minuten aan. We koppelen je boekhouding en laten je openstaande posten en betaalgedrag zien op je eigen cijfers.

Stap 5: werk wekelijks bij en meet de afwijking

Een prognose is pas betrouwbaar als je hem controleert. Vergelijk elke week het voorspelde met het werkelijke saldo en noteer de grootste afwijking. Zijn ontvangsten structureel later dan verwacht, pas dan de correctie voor betaalgedrag aan.

Dit bijwerken is waar de meeste spreadsheets sneuvelen: iemand moet elke week de openstaande posten exporteren en plakken. Door je boekhouding te koppelen, bijvoorbeeld Exact Online, Twinfield of Moneybird, komen facturen en vervaldatums automatisch binnen, voor zover het pakket die beschikbaar stelt. Vaste lasten en begrote omzet voeg je toe als eigen CSV-bestand.

Waar AI helpt, en waar niet

Een AI-agent is nuttig om snel vragen te beantwoorden als "Welke klanten betalen gemiddeld het laatst na de vervaldatum?" of "Welke inkoopfacturen boven EUR 5.000 vervallen de komende drie weken?". De prognose zelf hoort op vaste rekenregels te draaien, zodat de uitkomst elke week op dezelfde manier tot stand komt en controleerbaar is. Laat AI dus helpen met uitzoeken en toelichten, niet met het verzinnen van de getallen.

Veelgemaakte fouten

• Omzet in plaats van ontvangsten. Een factuur van deze maand is pas geld als de klant betaalt.
• Btw vergeten. Bedragen in een liquiditeitsprognose zijn inclusief btw, en de afdracht is een grote uitgaande post.
• Eenmalig maken. Een prognose van drie maanden geleden zegt niets meer. Maak er een weekritueel van.
• Geen buffer. Stel een minimumsaldo vast, bijvoorbeeld één maand vaste lasten, en markeer weken die eronder zakken.

Een stijgende DSO is vaak de eerste oorzaak van liquiditeitskrapte. Lees ook debiteurenbeheer verbeteren met data.