ChatGPT für Unternehmen: Was geht mit Ihren Firmendaten?

Worin ChatGPT gut ist

In vielen KMU ist ChatGPT das erste KI-Werkzeug, das Mitarbeitende nutzen. Für einen Teil der Arbeit ist das eine gute Wahl. ChatGPT ist stark bei:

• Texten schreiben und überarbeiten: Angebote, E-Mails, Stellenanzeigen;
• Zusammenfassen: lange Dokumente, Protokolle, Verträge;
• Erklären: eine Excel-Formel, einen Begriff aus dem Jahresabschluss, eine Regelung;
• Brainstorming: Blickwinkel, Fragen für ein Kundengespräch.

Für keine dieser Aufgaben braucht ChatGPT Zugriff auf Ihre Unternehmensdaten.

Wo es schiefgeht: Fragen zu den eigenen Zahlen

Sobald es um Ihr eigenes Unternehmen geht, etwa „Welche Kunden zahlen am spätesten?" oder „Welche Projekte laufen aus dem Ruder?", kennt ChatGPT die Antwort nicht. Es hat keinen Zugriff auf Ihre Buchhaltung oder Projektsoftware. Die Versuchung ist dann groß, einen Export einzufügen. Das hat drei Nachteile.

1. Es ist eine Momentaufnahme. Der Export von heute ist nächste Woche veraltet. Jede Frage beginnt wieder mit Exportieren und Einfügen.

2. Es ist fehleranfällig. Ein Export enthält oft nicht alle Spalten, Zwischensummen werden mitgezählt oder der falsche Zeitraum ist gewählt. Ein Sprachmodell rechnet dann sauber mit falschen Eingaben weiter.

3. Es kann eine Datenpanne sein. Die niederländische Datenschutzbehörde warnte 2024, dass sie Meldungen über Datenpannen erhielt, weil Mitarbeitende personenbezogene Daten etwa von Kunden oder Patienten in einen KI-Chatbot eingegeben hatten. Eine Debitorenliste mit Namen von Einzelunternehmern oder eine Stundenübersicht mit Namen von Mitarbeitenden enthält personenbezogene Daten.

Was ein Business-Tarif ändert und was nicht

Business-Tarife von ChatGPT wie Business und Enterprise bieten mehr Kontrolle: zentrale Benutzerverwaltung, und laut OpenAI werden Gespräche standardmäßig nicht zum Training von Modellen verwendet. Details lesen Sie in Werden Gespräche aus bezahlten KI-Abonnements für das Modelltraining genutzt? und zum Speicherort in Bleiben Ihre Unternehmensdaten in der EU?.

Was ein Business-Tarif nicht löst: ChatGPT hat weiterhin keinen aktuellen Zugriff auf Ihre Unternehmensdaten. Das Problem der Momentaufnahme und des fehleranfälligen Exports bleibt.

Möchten Sie sehen, wie KI Fragen auf Ihren aktuellen Unternehmensdaten beantwortet? Fordern Sie eine 20-minütige Demo an. Wir binden eine Quelle an und stellen die Fragen, die Sie sonst in ChatGPT einfügen würden.

Option 1: ChatGPT per MCP anbinden

Mit dem Model Context Protocol (MCP) kann ChatGPT Daten aus einer externen Quelle abfragen. Der DigiData MCP-Server gibt ChatGPT oder Claude Lesezugriff auf ausgewählte synchronisierte Unternehmensdaten. Sie bestimmen, welche Quellen, Tabellen und Spalten sichtbar sind, und können den Zugriff jederzeit widerrufen.

Das passt zu Teams, die bereits mit ChatGPT arbeiten und ihre Fragen auf aktuellen Daten stellen möchten. Sehen Sie sich die Anleitung für ChatGPT, das Beispiel Exact Online und ChatGPT und die Sicherheit von MCP an. Beachten Sie: Die Daten werden dann vom KI-Anbieter zu den Bedingungen Ihres Tarifs verarbeitet.

Option 2: Ein KI-Agent, der auf Ihren Daten läuft

Der DigiData KI-Agent arbeitet direkt auf Ihren synchronisierten Unternehmensdaten. Er rechnet mit festen Definitionen, zeigt, welche Zahlen er verwendet, und ist im Webchat sowie in Teams oder Slack erreichbar. Das passt zu Organisationen, die nicht möchten, dass jede Person ein eigenes ChatGPT-Abonnement mit Firmendaten nutzt. Einen ausführlichen Vergleich finden Sie in DigiData KI im Vergleich zu ChatGPT oder Claude.

Welche Option passt zu welcher Frage?

Mehr Hintergrund zu Option 1 finden Sie in Was ist ein MCP-Server für Unternehmensdaten?. Wenn Sie Claude statt ChatGPT nutzen, beschreibt Twinfield mit Claude über einen schreibgeschützten MCP-Server nutzen die Schritte für ein Buchhaltungspaket.

Vereinbaren Sie Regeln

Welche Option Sie auch wählen, treffen Sie eine kurze Vereinbarung mit Ihrem Team. Seit Februar 2025 müssen Organisationen, die KI einsetzen, für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten sorgen. Eine praxistaugliche KI-Richtlinie für ein KMU passt auf eine Seite:

1. Welche KI-Werkzeuge sind erlaubt, und mit welchem Konto?
2. Welche Daten dürfen nie hinein: personenbezogene Daten, Kundendaten, Passwörter, vertrauliche Verträge.
3. Wie stellt man Fragen zu Unternehmenszahlen: über die angebundene Umgebung, nicht über Exporte.
4. Wer prüft Ergebnisse, bevor sie an einen Kunden oder die Geschäftsleitung gehen?

Weitere praktische Anwendungen finden Sie in KI für KMU: 15 Anwendungen, zur Sicherheit in KI-Zugriff auf Finanzdaten absichern.