KI für KMU: 15 Anwendungen mit Daten, die Sie schon haben

Alle wollen etwas mit KI, aber was?

Laut Statistischem Bundesamt nutzten 2025 rund 26 Prozent der Unternehmen in Deutschland KI, bei Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten waren es 23 Prozent. Unternehmen ohne KI-Einsatz nannten als häufigsten Grund fehlendes Wissen (72 Prozent), gefolgt von Unklarheit über rechtliche Folgen (62 Prozent) und Datenschutzbedenken (60 Prozent). Die meisten KMU haben also noch nicht angefangen, und wer ein ChatGPT-Abonnement hat, nutzt es oft vor allem für Texte und E-Mails.

Das ist nützlich, aber nicht dort liegt der größte Wert. Der liegt in den Fragen, die Sie jede Woche zu Ihrem eigenen Unternehmen haben und auf deren Antwort Sie warten, bis jemand einen Export erstellt hat. Wie stehen wir da? Welche Projekte laufen aus dem Ruder? Wer zahlt nicht? Diese Fragen kann KI beantworten, sofern sie Zugriff auf Ihre Unternehmensdaten hat.

Im Folgenden finden Sie fünfzehn konkrete Anwendungen, gegliedert nach Abteilung. Zu jeder Anwendung steht, welche Daten Sie brauchen. Das meiste davon haben Sie schon.

Geschäftsführung und Management

1. Fragen in normaler Sprache stellen. „Wie verhält sich der Umsatz im dritten Quartal zum Vorjahr, je Standort?" Statt auf einen Bericht zu warten, erhalten Sie in einer Minute eine Antwort aus Ihrer angebundenen Buchhaltung. Daten: Buchhaltung.

2. Die Monatszahlen zusammengefasst. Lassen Sie KI die wichtigsten Abweichungen zu Budget und Vormonat in fünf Sätzen zusammenfassen, mit den zugrunde liegenden Zahlen. Daten: Buchhaltung + Budget.

3. Eine Wochenübersicht im Postfach. Ein automatischer Bericht mit den fünf KPIs, die Ihnen wichtig sind, jeden Montagmorgen. Daten: Buchhaltung, CRM, Projektsoftware.

Finanzen

4. Forderungen priorisieren. Welche zehn offenen Rechnungen wirken sich am stärksten auf die Liquidität aus, und welche Kunden zahlen regelmäßig zu spät? Daten: offene Posten. Siehe auch Debitorenmanagement mit Daten.

5. Kostenausreißer erkennen. Welche Kostenkonten steigen in diesem Quartal stärker als der Umsatz? Daten: Hauptbuch.

6. Ein erster Entwurf des Kommentars. KI entwirft die Erläuterung zum Monatsbericht; das Controlling prüft und passt an. Wie Sie das sicher einrichten, lesen Sie in KI im Controlling.

Projekte und Betrieb

7. Projekte, die aus dem Ruder laufen. Welche Projekte haben mehr als 80 Prozent ihrer Stunden bei weniger als 60 Prozent Fortschritt verbraucht? Daten: Projektsoftware + Zeiterfassung.

8. Nachkalkulation je Projektart. Welche Arbeiten verfehlen regelmäßig ihre Marge? Siehe Nachkalkulation automatisieren.

9. Plan gegen Ist. Wo weichen geplante und geleistete Stunden am stärksten ab, je Team oder Standort? Daten: Planung + Zeiterfassung.

Vertrieb und Marketing

10. Pipeline durchleuchten. Welche Deals stehen seit mehr als 60 Tagen in derselben Phase? Daten: CRM, etwa HubSpot.

11. Kundenwert und Abwanderung. Welche Kunden haben im Vorjahr mehr gekauft als in diesem Jahr? Daten: Ausgangsrechnungen.

12. Vom Marketing zum Umsatz. Welche Kanäle bringen Besucher, die auch Kunden werden? Daten: Google Analytics 4 + CRM + Rechnungen.

Personal

13. Krankenstand und Besetzung. Wie entwickelt sich der Krankenstand je Abteilung, und wo fällt er mit Überstunden zusammen? Daten: HR-System wie Nmbrs.

14. Auslastung je Mitarbeitendem oder Team. Wer liegt regelmäßig unter dem Ziel, und liegt das an der Planung oder an nicht abrechenbarer Arbeit? Daten: Zeiterfassung.

Das ganze Unternehmen

15. Eine Anlaufstelle in Teams oder Slack. Kolleginnen und Kollegen stellen Zahlenfragen an einen KI-Assistenten in Teams oder Slack statt an das Controlling. Daten: alle angebundenen Quellen, mit Rechten je Nutzer.

Möchten Sie wissen, welche dieser Anwendungen mit Ihren Daten funktionieren? Fordern Sie eine 20-minütige Demo an. Wir binden eine Quelle an und stellen gemeinsam die ersten Fragen an Ihre eigenen Zahlen.

Warum Ihre eigenen Daten den Unterschied machen

Ein allgemeines Sprachmodell weiß nichts über Ihr Unternehmen. Sie können einen Export in ein Chatfenster einfügen, arbeiten dann aber mit einer Momentaufnahme, riskieren, dass personenbezogene Daten Ihre Organisation verlassen, und fangen jedes Mal neu an. Ein KI-Agent auf synchronisierten Unternehmensdaten rechnet mit aktuellen Zahlen, verwendet feste Definitionen und zeigt, woher eine Antwort stammt. Mehr zu diesem Unterschied lesen Sie in ChatGPT für Unternehmen.

So fangen Sie an

1. Wählen Sie eine Abteilung und eine wiederkehrende Frage. Nicht „etwas mit KI", sondern „ich möchte jeden Montag wissen, welche Projekte aus dem Ruder laufen".
2. Binden Sie die Quellsoftware an. Ohne Datenzugriff kann KI nur allgemeine Antworten geben. Sehen Sie sich die verfügbaren Integrationen an.
3. Halten Sie Definitionen fest. Was ist Marge? Wann läuft ein Projekt aus dem Ruder? Das verhindert falsche Antworten.
4. Messen Sie nach vier Wochen. Wie viel Zeit kostet die Frage jetzt? Welche Entscheidungen wurden früher getroffen? Nutzen Sie den KI-Pilotplan für das Vorgehen und den KI-Business-Case, um den Wert zu berechnen.
5. Schulen Sie Ihr Team. Seit Februar 2025 verpflichtet die EU-KI-Verordnung Organisationen, die KI einsetzen, für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten zu sorgen. Eine kurze Vereinbarung, was erlaubt ist und was nicht, gehört dazu.

Suchen Sie Inspiration für die ersten Fragen? Lesen Sie 50 Fragen an Ihre Unternehmensdaten.