Power BI Lizenz: Welche brauchen Sie und was kostet sie?

Die drei Lizenzen pro Benutzer

Power BI kennt drei Lizenzen, die an eine Person gebunden sind. Welche Sie brauchen, hängt davon ab, wo ein Bericht liegt und was jemand damit tut.

• Kostenlos (Fabric Free). Sie erstellen Berichte für sich selbst im eigenen Arbeitsbereich. Teilen und Zusammenarbeit sind nicht möglich. Berichte, die aus einem Arbeitsbereich auf Premium-Kapazität oder Fabric ab F64 mit Ihnen geteilt werden, können Sie ansehen.
• Power BI Pro. Sie veröffentlichen in gemeinsamen Arbeitsbereichen, teilen Berichte und Dashboards und sehen, was andere Pro-Benutzer veröffentlichen. Pro ist auch in Microsoft 365 E5 und Office 365 E5 enthalten.
• Premium pro Benutzer (PPU). Alles aus Pro plus die meisten Premium-Funktionen, etwa größere Modelle und bis zu 48 statt 8 Aktualisierungen pro Tag. Teilen funktioniert nur mit anderen PPU-Benutzern, außer der Bericht liegt auf Premium-Kapazität.

Was eine Lizenz kostet

Auf der US-Preisseite von Microsoft kostet Power BI Pro 14 $ und Premium pro Benutzer 24 $ pro Benutzer und Monat, jeweils bei jährlicher Zahlung. Die niederländische Preisseite nennt 12,10 € und 20,80 € zzgl. MwSt. (geprüft am 24. September 2026). Fabric-Kapazität wird pro Kapazität statt pro Person abgerechnet; der Preis hängt von Größe und Region ab.

Rechnen Sie zur Lizenz auch die Arbeit rund um den Bericht: Datenanbindungen, Modellpflege und Benutzerverwaltung. Diese Posten sind oft größer als die Lizenzen selbst. Der Artikel zu Power BI Kosten und TCO rechnet das Schritt für Schritt durch.

Wer braucht welche Lizenz?

Für ein KMU ohne Fabric-Kapazität gilt eine einfache Faustregel: Wer einen geteilten Bericht erstellt oder ansieht, braucht Pro. Das gilt auch für die Geschäftsführerin, die einmal im Monat den Managementbericht öffnet, und für den Projektleiter, der nur seine eigenen Projekte ansieht.

• Berichtsersteller: Pro, oder PPU, wenn Sie Premium-Funktionen brauchen und Ihre Betrachter ebenfalls PPU haben.
• Interne Betrachter: Pro, außer der Bericht läuft auf Kapazität ab F64.
• Externe Betrachter wie Kunden oder Gesellschafter: Auch sie brauchen eine Lizenz für einen geschützten Bericht, außer Sie teilen über Kapazität oder Power BI Embedded.

Wann sich Fabric-Kapazität lohnt

Ab Fabric F64 oder Power BI Premium-Kapazität können Betrachter mit kostenloser Lizenz Berichte ansehen. Ersteller brauchen weiterhin Pro oder PPU. Kapazität lohnt sich erst bei vielen Betrachtern, weil Sie eine feste Rechenleistung bezahlen, auch wenn sie ungenutzt bleibt. Fabric-Kapazitäten unter F64 geben Betrachtern dieses Recht nicht.

Vergleichen Sie daher die Zahl der benötigten Pro-Lizenzen mit dem aktuellen Kapazitätspreis für Ihre Region. Für die meisten Unternehmen mit einigen Dutzend Betrachtern bleibt Pro der günstigste Weg.

Rechenbeispiel für ein KMU

Ein Bauunternehmen hat 2 Personen, die Berichte erstellen, und 13 Kolleginnen und Kollegen, die sie ansehen: Geschäftsführung, Projektleitung und Controlling. Das sind 15 Pro-Lizenzen: 15 × 12,10 € × 12 = 2.178 € pro Jahr zzgl. MwSt. Wächst die Zahl der Betrachter auf 40, werden es 42 × 12,10 € × 12 = 6.098,40 € pro Jahr.

Die Lizenzkosten wachsen also mit jedem neuen Betrachter, und die Kosten für Datenanbindungen und Pflege kommen noch hinzu. Verstehen Sie dies als Rechenbeispiel: Ihr eigener Vertrag und Rabatte können abweichen.

Dashboards ohne Lizenz pro Betrachter teilen

Power BI hat einen Weg, Berichte ohne Lizenz zu zeigen: Im Web veröffentlichen (Publish to web). Microsoft warnt, dass dann jeder im Internet den Bericht ohne Anmeldung sehen kann, einschließlich der Detaildaten im Modell. Für Finanz- oder Kundendaten ist das keine Option.

Wenn Sie Dashboards breit teilen möchten, ohne pro Betrachter zu zahlen, passt ein anderes Modell besser. DigiData berechnet einen festen Plattformpreis plus einen Betrag je Anbindung; die Zahl der Betrachter zählt nicht. Kolleginnen und Kollegen sehen angemeldet zu, und ein öffentlicher Link mit Lesezugriff eignet sich etwa für einen Büro-TV. Die Dashboards von DigiData erstellt der KI-Agent auf Ihren angebundenen Quellen; in den Live-Dashboard-Beispielen sehen Sie, wie das aussieht. Einen ausführlichen Vergleich finden Sie auf der Seite Power BI Alternative für KMU.

Bleiben Sie bei Power BI, können Sie DigiData auch als Datenquelle nutzen: Der OData-Feed für Power BI liefert synchronisierte Tabellen aus Ihrer Unternehmenssoftware.

Häufige Fehler

• Nur die Ersteller lizenzieren. Ohne Kapazität brauchen auch Betrachter Pro; sonst sehen sie eine Meldung statt des Berichts.
• PPU mit Pro mischen. Inhalte in einem PPU-Arbeitsbereich sind nur für andere PPU-Benutzer sichtbar.
• Kleine Kapazität für kostenlose Betrachter kaufen. Erst ab F64 dürfen kostenlose Benutzer mitlesen.
• Im Web veröffentlichen für interne Zahlen. Der Bericht und die zugrunde liegenden Daten werden öffentlich.
• Nur Lizenzen vergleichen. Anbindungen, Modellpflege und Support machen oft den größten Teil der Gesamtkosten aus.