So sichern Sie den KI-Zugriff auf Finanz- und Projektdaten ab

Warum das wichtig ist

KI kann Ihnen bei Fragen zu Umsatz, Margen und Projekten viel Zeit sparen. Aber Finanz- und Projektdaten enthalten auch Kundennamen, Beträge, Arbeitsstunden von Mitarbeitern und Vertragsvereinbarungen. Die niederländische Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) hat bereits vor Datenpannen gewarnt, weil Mitarbeiter Daten in KI-Chatbots kopiert hatten.

Die gute Nachricht: Mit sechs Maßnahmen nutzen Sie KI sicher auf Ihren eigenen Zahlen.

1. Nur freigeben, was nötig ist

Eine Frage zu offenen Rechnungen braucht keine Gehaltsdaten. Wählen Sie pro Verbindung, welche Daten die KI sehen darf, und nicht mehr.

2. Schreibgeschützt wählen

Ein KI-Assistent soll Ihre Zahlen analysieren können, aber nie Buchungen, Rechnungen oder Kontakte ändern. Wählen Sie eine Verbindung, die nur lesen kann.

3. Nie Passwörter oder Exporte teilen

Kopieren Sie keine Exporte mit Kundendaten in einen Chat und geben Sie einem KI-Tool nie Ihr Passwort. Nutzen Sie eine Verbindung, bei der Sie sich anmelden und die Freigabe erteilen, wie bei anderen Business-Apps.

4. Festlegen, wer Zugriff erteilen darf

Nicht jeder Mitarbeiter muss Daten mit einem KI-Tool verbinden können. Legen Sie fest, wer das darf, zum Beispiel nur der Administrator oder die Finanzverantwortliche.

5. Sofort widerrufen können

Wechselt jemand die Funktion oder endet ein Projekt? Dann möchten Sie den Zugriff mit einem Klick widerrufen, ohne von einem anderen System abhängig zu sein.

6. Wissen, wo Ihre Daten landen

Nutzen Sie ChatGPT oder Claude, geht eine Kopie Ihrer Daten an diesen Anbieter, zu den Bedingungen Ihres dortigen Abonnements. Lesen Sie Bleiben Unternehmensdaten in der EU? für die Unterschiede.

So regelt DigiData das für Sie

• Alle Verbindungen sind schreibgeschützt
• Sie wählen pro Verbindung, welche Daten die KI sieht
• Sie melden sich über DigiData an und teilen nie Passwörter mit KI-Tools
• Nur Administratoren können einen externen KI-Assistenten verbinden
• Sie widerrufen den Zugriff mit einem Klick
• Ihre Daten werden in der EU gespeichert und nie für KI-Training verwendet

Sollen Ihre Daten vollständig in DigiData bleiben? Dann nutzen Sie den DigiData KI-Agenten statt eines externen Assistenten. Lesen Sie auch, wie wir MCP-Verbindungen absichern.

Checkliste

1. Welche KI-Tools dürfen wir nutzen, und mit welchem Konto?
2. Welche Daten dürfen dort nie hinein?
3. Wer darf Daten mit einem KI-Tool verbinden?
4. Wie widerrufen wir den Zugriff?
5. Wer prüft Antworten, bevor sie an einen Kunden oder die Geschäftsleitung gehen?

Weitere Tipps für Ihr Team finden Sie in ChatGPT für Unternehmen.