Power BI licentie: welke heb je nodig en wat kost het?

De drie licenties per gebruiker

Power BI kent drie licenties die aan een persoon hangen. Welke je nodig hebt, hangt af van waar een rapport staat en wat iemand ermee doet.

• Gratis (Fabric Free). Je maakt rapporten voor jezelf in je eigen werkruimte. Delen en samenwerken kan niet. Wel kun je rapporten bekijken die iemand met je deelt vanuit een werkruimte op Premium-capaciteit of Fabric F64 en hoger.
• Power BI Pro. Je publiceert naar gedeelde werkruimtes, deelt rapporten en dashboards en bekijkt wat andere Pro-gebruikers publiceren. Pro zit ook in Microsoft 365 E5 en Office 365 E5.
• Premium per gebruiker (PPU). Alles van Pro, plus de meeste Premium-functies, zoals grotere modellen en tot 48 verversingen per dag in plaats van 8. Delen werkt alleen met andere PPU-gebruikers, tenzij het rapport op Premium-capaciteit staat.

Wat een licentie kost

Op de Nederlandse prijspagina van Microsoft kost Power BI Pro € 12,10 per gebruiker per maand en Premium per gebruiker € 20,80 per gebruiker per maand, allebei bij jaarbetaling en exclusief btw (gecontroleerd op 22 oktober 2026). Fabric-capaciteit reken je per capaciteit af in plaats van per persoon; de prijs hangt af van de grootte en de regio.

Bedragen exclusief btw, bij jaarbetaling, met de prijzen van 22 oktober 2026. Iedereen die een gedeeld rapport maakt of bekijkt, telt als gebruiker.

Tel bij de licentie ook het werk rond het rapport op: datakoppelingen, modelonderhoud en gebruikersbeheer. Die posten zijn vaak groter dan de licenties zelf. Het artikel over Power BI kosten en TCO rekent dat stap voor stap uit. Wil je alleen de licenties naast een vast maandbedrag zetten, gebruik dan de rekenhulp voor Power BI kosten per gebruiker.

Wie heeft welke licentie nodig?

De vuistregel voor een mkb-bedrijf zonder Fabric-capaciteit is simpel: iedereen die een gedeeld rapport maakt of bekijkt, heeft Pro nodig. Dat geldt dus ook voor de directeur die één keer per maand het managementrapport opent, en voor de projectleider die alleen zijn eigen projecten bekijkt.

• Rapportmakers: Pro, of PPU als je Premium-functies nodig hebt en je kijkers ook PPU hebben.
• Kijkers binnen het bedrijf: Pro, behalve als het rapport op F64-capaciteit of hoger staat.
• Externe kijkers, zoals klanten of aandeelhouders: ook zij hebben een licentie nodig om een beveiligd rapport te openen, tenzij je via capaciteit of Power BI Embedded deelt.

Wanneer Fabric-capaciteit loont

Vanaf Fabric F64 of Power BI Premium-capaciteit kunnen kijkers met een gratis licentie rapporten bekijken. Makers hebben nog steeds Pro of PPU nodig. Capaciteit loont pas bij een grote groep kijkers, omdat je voor een vaste hoeveelheid rekenkracht betaalt, ook als die niet wordt gebruikt. Kleinere F-capaciteiten dan F64 geven kijkers dat recht niet.

Vergelijk daarom het aantal Pro-licenties dat je nodig hebt met de actuele capaciteitsprijs voor jouw regio. Voor de meeste bedrijven met enkele tientallen kijkers blijft Pro de goedkoopste route.

Rekenvoorbeeld voor een mkb-bedrijf

Een bouwbedrijf heeft 2 mensen die rapporten maken en 13 collega's die ze bekijken: directie, projectleiders en de controller. Dat zijn 15 Pro-licenties: 15 × € 12,10 × 12 = € 2.178 per jaar, excl. btw. Groeit het aantal kijkers naar 40, dan wordt dat 42 × € 12,10 × 12 = € 6.098,40 per jaar.

Het licentiebedrag groeit dus mee met elke nieuwe kijker. Daar komen de kosten voor datakoppelingen en beheer nog bij. Zie het als rekenvoorbeeld: je eigen contract en kortingen kunnen afwijken.

Dashboards delen zonder licentie per kijker

Naast F64-capaciteit kent Power BI twee manieren om rapporten te tonen aan kijkers zonder eigen licentie:

• Publiceren op internet (Publish to web). Microsoft waarschuwt dat iedereen op internet zo'n rapport kan zien, zonder in te loggen, inclusief onderliggende detaildata uit het model. Voor financiële of klantgegevens is dat geen optie.
• Insluiten voor je klanten (Power BI Embedded, 'app owns data'). Kijkers hebben dan geen Power BI-licentie nodig, maar het rapport moet op ingekochte capaciteit staan (een A-, EM-, P- of F-SKU) en een ontwikkelaar moet het insluiten in een eigen webapplicatie, inclusief inloggen en rechten. Dat past bij softwarebedrijven die rapporten in hun product tonen, zelden bij een intern managementrapport.

Wil je dashboards breed delen zonder licentie per kijker, dan is een ander model logischer. DigiData rekent een vaste prijs voor het platform en een bedrag per koppeling; het aantal kijkers telt niet mee. Collega's kijken ingelogd mee, en een openbare alleen-lezen link kan voor bijvoorbeeld een kantoor-tv. De dashboards van DigiData bouwt de AI-agent op je gekoppelde bronnen; bekijk de live dashboard voorbeelden om te zien hoe dat eruitziet. Een uitgebreide vergelijking staat op de pagina Power BI alternatief voor het mkb.

Blijf je bij Power BI, dan kun je DigiData ook als databron gebruiken: de OData-feed voor Power BI levert gesynchroniseerde tabellen uit je bedrijfssoftware.

Kom je tot de conclusie dat licenties voor iedereen te duur zijn, kijk dan welke rapportages eigenlijk in Excel thuishoren. Power BI vs Excel helpt je die keuze per rapportagetaak te maken.

Veelgemaakte fouten

• Alleen de makers licenseren. Zonder capaciteit hebben ook kijkers Pro nodig; anders zien zij een melding in plaats van het rapport.
• PPU mengen met Pro. Inhoud in een PPU-werkruimte is alleen zichtbaar voor andere PPU-gebruikers.
• Kleine capaciteit kopen voor gratis kijkers. Pas vanaf F64 mogen gratis gebruikers meekijken.
• Publish to web gebruiken voor interne cijfers. Het rapport en de onderliggende data worden dan openbaar.
• Alleen licenties vergelijken. Koppelingen, modelonderhoud en support bepalen vaak het grootste deel van de totale kosten.

Wil je weten wat er naast licenties nodig is? In Power BI dashboard maken staat wat je nodig hebt en wanneer hetzelfde dashboard zonder Power BI kan. Wat je in Power BI Desktop doet en wat in Power BI Service, en wanneer je een gateway nodig hebt, lees je in Power BI Desktop of Power BI Service.