50 Fragen an Ihre Unternehmensdaten

Das Problem sind selten zu wenige Daten

Ein typisches KMU arbeitet mit fünf bis fünfzehn Softwareprogrammen. Jedes erfasst etwas: Rechnungen, Stunden, Projekte, Angebote, Kunden, Fehlzeiten, Websitebesuche. Zusammen enthalten sie die Antwort auf fast jede Frage der Geschäftsführung. Trotzdem werden diese Daten vor allem für das Tagesgeschäft und den Jahresabschluss genutzt und kaum zur Steuerung.

Der Grund ist meist nicht technisch. Es beginnt mit der Frage. Wer nicht weiß, was er wissen will, baut kein Dashboard und stellt einem KI-Agenten keine Frage. Deshalb diese Liste: 50 Fragen, die Unternehmen in der Praxis am meisten bringen, mit der Quelle, die Sie dafür brauchen.

So nutzen Sie die Liste: Streichen Sie die Fragen, die nicht auf Ihr Unternehmen zutreffen, markieren Sie die fünf, die Sie diesen Monat am liebsten beantwortet hätten, und beginnen Sie dort.

Geschäftsführung und Strategie

1. Wie entwickelt sich unser Umsatz je Monat im Vergleich zum Vorjahr? (Buchhaltung)
2. Welche fünf Kunden machen zusammen den größten Umsatzanteil aus, und wie abhängig sind wir von ihnen? (Ausgangsrechnungen)
3. Welche Produktgruppe oder Dienstleistung wächst am schnellsten, und welche schrumpft? (Ausgangsrechnungen)
4. Wie verhält sich das Betriebsergebnis zum Budget, je Quartal? (Buchhaltung + Budget)
5. Welcher Standort oder Geschäftsbereich erzielt die beste Marge? (Buchhaltung mit Kostenstellen)
6. Wie viel Umsatz erzielen wir je FTE, und wie verändert sich das? (Buchhaltung + Personal)
7. Welche Kosten sind schneller gestiegen als der Umsatz? (Hauptbuch)
8. Welches waren unser bestes und schlechtestes Quartal der letzten drei Jahre, und warum? (Buchhaltung)

Finanzen und Liquidität

1. Wie viel steht bei Kunden offen, und wie viel davon ist überfällig? (offene Posten)
2. Welche Kunden zahlen regelmäßig am spätesten? (Zahlungshistorie)
3. Wie entwickelt sich unsere DSO je Monat? (Forderungen + Umsatz)
4. Welche Eingangsrechnungen über 5.000 EUR werden in den nächsten vier Wochen fällig? (Verbindlichkeiten)
5. Wie hoch wird unser Kontostand in 13 Wochen sein? (offene Posten + Fixkosten) Siehe Liquiditätsplanung erstellen.
6. Welche Kostenpositionen weichen diesen Monat um mehr als 10 Prozent vom Durchschnitt ab? (Hauptbuch)
7. Wie viele Gutschriften haben wir dieses Jahr erstellt, und für welche Kunden? (Ausgangsrechnungen)
8. Welche Lieferanten haben ihre Preise erhöht? (Eingangsrechnungen)
9. Wie hoch ist die Bruttomarge je Monat, und was erklärt die Schwankungen? (Buchhaltung)
10. Welche Gesellschaft trägt am meisten zum Konzernergebnis bei? (mehrere Mandanten)

Projekte und Betrieb

1. Welche laufenden Projekte haben bereits mehr als 80 Prozent ihres Stundenbudgets verbraucht? (Projektsoftware)
2. Welche Projektarten verfehlen regelmäßig ihre Marge? (Projekte + Rechnungen) Siehe Nachkalkulation automatisieren.
3. Wie viele Nachträge haben wir erbracht, aber noch nicht berechnet? (Projektsoftware + Rechnungen)
4. Wie hoch sind die unfertigen Leistungen je Projekt? (Projektsoftware)
5. Welche Auftraggeber bringen die höchste Marge je Stunde? (Projekte + Stunden)
6. Wo weichen geplante und geleistete Stunden am stärksten ab? (Planung + Stunden)
7. Wie lange dauert es im Schnitt von der Fertigstellung bis zur Schlussrechnung? (Projekte + Rechnungen)
8. Welche Arbeitsaufträge sind abgeschlossen, aber noch nicht berechnet? (Arbeitsaufträge + Rechnungen)
9. Wie viel Material wurde im Vergleich zur Kalkulation verbraucht? (Materialbuchungen)
10. Welche Mitarbeitenden oder Kolonnen machen am häufigsten Überstunden? (Stunden)

Vertrieb und Marketing

1. Wie hoch ist unsere gewichtete Pipeline für das nächste Quartal? (CRM)
2. Welche Deals stehen seit mehr als 60 Tagen in derselben Phase? (CRM)
3. Wie viel Prozent unserer Angebote gewinnen wir, je Vertriebler oder Produktgruppe? (CRM oder Projektsoftware)
4. Wie lang ist die durchschnittliche Durchlaufzeit vom Erstkontakt bis zum Auftrag? (CRM)
5. Welche Kunden haben im Vorjahr gekauft, dieses Jahr aber nicht? (Ausgangsrechnungen)
6. Welche Kunden kaufen immer mehr, und was haben sie gemeinsam? (Ausgangsrechnungen)
7. Welcher Marketingkanal bringt Besucher, die auch Kunden werden? (Google Analytics 4 + CRM)
8. Welche Landingpages erzeugen die meisten Anfragen? (Google Analytics 4)
9. Wie hoch ist der durchschnittliche Auftragswert je Kundensegment? (Ausgangsrechnungen)
10. Welche Produkte werden oft zusammen gekauft? (Rechnungspositionen)

Personal und Organisation

1. Wie entwickelt sich der Krankenstand je Abteilung? (HR-System)
2. Wie abrechenbar sind unsere Teams im Vergleich zum Ziel? (Stunden)
3. Wie verhalten sich die Personalkosten zum Umsatz, je Monat? (Lohnbuchhaltung + Buchhaltung)
4. Wie viel Resturlaub steht noch aus, und wann trifft er die Planung? (Personal + Planung)
5. Welche Verträge laufen in den nächsten drei Monaten aus? (Personal)
6. Wie hoch ist die jährliche Fluktuation, und in welchen Funktionen? (Personal)

Kunden und Service

1. Wie viele Serviceanfragen oder Tickets gehen je Kunde ein? (Servicesoftware)
2. Welche Kunden brauchen viel Service und bringen wenig Marge? (Service + Rechnungen)
3. Wie lange dauert es im Schnitt, bis ein Arbeitsauftrag erledigt ist? (Arbeitsaufträge)
4. Mit welchen Kunden haben wir im letzten Jahr nicht mehr gesprochen? (CRM)

Prüfung der Daten selbst

1. Welche Rechnungen haben kein Projekt und keine Kostenstelle? (Buchhaltung)
2. Welche Stunden wurden auf eine allgemeine Position statt auf ein Projekt gebucht? (Stunden)

Die letzten beiden Fragen wirken langweilig, bestimmen aber, wie verlässlich die Antworten auf alle anderen sind.

Welche dieser Fragen können Ihre Daten schon beantworten? Fordern Sie eine 20-minütige Demo an. Wählen Sie vorab drei Fragen aus dieser Liste, dann stellen wir sie gemeinsam an Ihre eigenen Zahlen.

Wie Sie diese Fragen stellen

Es gibt drei Wege, die sich ergänzen:

• Dashboard. Für Fragen, die Sie jede Woche stellen, etwa DSO, Pipeline und Projektmarge. Siehe KPI-Dashboard-Beispiele.
• KI-Agent. Für Folgefragen und einmalige Fragen: „Warum ist die Marge im August gesunken?" Der DigiData KI-Agent beantwortet sie in normaler Sprache auf Ihren angebundenen Daten und zeigt, welche Zahlen er verwendet hat.
• Automatischer Bericht. Für Fragen, deren Antwort Sie erhalten möchten, ohne zu fragen, etwa eine Montagsübersicht oder eine Benachrichtigung, wenn eine KPI einen Schwellenwert überschreitet. Siehe Berichte automatisieren.

Welche Quellen brauchen Sie?

Fast jede Frage oben erfordert die Kombination zweier Quellen: Buchhaltung plus Projekte, CRM plus Rechnungen, Stunden plus Personal. Genau diese Kombination fehlt, wenn jedes Programm für sich steht. Wenn Sie Ihre Software anbinden, etwa Exact Online, Twinfield, Simplicate, Bouw7 oder HubSpot, kommen die Daten an einem Ort zusammen. Alle Integrationen im Überblick.

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