50 vragen die je aan je bedrijfsdata kunt stellen

Het probleem is zelden te weinig data

Een gemiddeld mkb-bedrijf werkt met vijf tot vijftien softwarepakketten. Elk pakket registreert iets: facturen, uren, projecten, offertes, klanten, verzuim, websitebezoek. Samen bevatten ze het antwoord op bijna elke vraag die een directie heeft. Toch wordt die data vooral gebruikt voor het dagelijkse werk en de jaarrekening, en veel minder voor sturing.

De reden is meestal niet technisch. Het begint met de vraag. Wie niet weet wat hij wil weten, bouwt geen dashboard en stelt geen vraag aan een AI-agent. Daarom deze lijst: 50 vragen die mkb-bedrijven in de praktijk het meest opleveren, met de bron die je nodig hebt.

Gebruik de lijst zo: streep de vragen weg die niet op je bedrijf van toepassing zijn, markeer de vijf die je deze maand het liefst beantwoord zou zien, en begin daar.

Directie en strategie

1. Hoe ontwikkelt onze omzet zich per maand ten opzichte van vorig jaar? (boekhouding)
2. Welke vijf klanten zijn samen goed voor het grootste deel van de omzet, en hoe afhankelijk zijn we van hen? (verkoopfacturen)
3. Welke productgroep of dienst groeit het hardst, en welke krimpt? (verkoopfacturen)
4. Hoe verhoudt het operationeel resultaat zich tot de begroting, per kwartaal? (boekhouding + begroting)
5. Welke vestiging of business unit presteert het best op marge? (boekhouding met kostenplaatsen)
6. Hoeveel omzet per FTE maken we, en hoe verandert dat? (boekhouding + HR)
7. Welke kosten zijn sneller gestegen dan de omzet? (grootboek)
8. Wat was ons beste en slechtste kwartaal van de afgelopen drie jaar, en waarom? (boekhouding)

Financiën en liquiditeit

1. Hoeveel staat er open bij debiteuren, en hoeveel daarvan is vervallen? (openstaande posten)
2. Welke klanten betalen structureel het laatst? (betaalhistorie)
3. Hoe ontwikkelt onze DSO zich per maand? (debiteuren + omzet)
4. Welke inkoopfacturen boven EUR 5.000 vervallen de komende vier weken? (crediteuren)
5. Wat wordt ons banksaldo over 13 weken? (openstaande posten + vaste lasten) Zie liquiditeitsprognose maken.
6. Welke kostenposten wijken deze maand meer dan 10 procent af van het gemiddelde? (grootboek)
7. Hoeveel creditnota's hebben we dit jaar gemaakt, en voor welke klanten? (verkoopfacturen)
8. Welke leveranciers zijn in prijs gestegen? (inkoopfacturen)
9. Hoe groot is de brutomarge per maand, en wat verklaart de schommelingen? (boekhouding)
10. Welke administratie of vennootschap draagt het meest bij aan het groepsresultaat? (meerdere administraties)

Projecten en operatie

1. Welke lopende projecten hebben hun urenbudget al voor meer dan 80 procent verbruikt? (projectsoftware)
2. Welke projecttypen halen structureel hun marge niet? (projecten + facturen) Zie nacalculatie automatiseren.
3. Hoeveel meerwerk hebben we geleverd dat nog niet gefactureerd is? (projectsoftware + facturen)
4. Hoeveel onderhanden werk staat er, per project? (projectsoftware)
5. Welke opdrachtgevers leveren de hoogste marge per uur? (projecten + uren)
6. Waar wijken geplande en gewerkte uren het meest af? (planning + uren)
7. Hoe lang duurt het gemiddeld tussen oplevering en eindfactuur? (projecten + facturen)
8. Welke werkbonnen zijn afgerond maar nog niet gefactureerd? (werkbonnen + facturen)
9. Hoeveel materiaal is verbruikt ten opzichte van de calculatie? (materiaalboekingen)
10. Welke medewerkers of ploegen werken het vaakst over? (uren)

Sales en marketing

1. Hoeveel is onze gewogen pijplijn voor het komende kwartaal? (CRM)
2. Welke deals staan al langer dan 60 dagen in dezelfde fase? (CRM)
3. Hoeveel procent van onze offertes wordt gewonnen, per verkoper of productgroep? (CRM of projectsoftware)
4. Wat is de gemiddelde doorlooptijd van eerste contact tot opdracht? (CRM)
5. Welke klanten kochten vorig jaar, maar dit jaar niet? (verkoopfacturen)
6. Welke klanten kopen steeds meer, en wat hebben ze gemeen? (verkoopfacturen)
7. Welk marketingkanaal levert bezoekers die ook klant worden? (Google Analytics 4 + CRM)
8. Welke landingspagina's leveren de meeste aanvragen op? (Google Analytics 4)
9. Wat is de gemiddelde orderwaarde per klantsegment? (verkoopfacturen)
10. Welke producten worden vaak samen gekocht? (factuurregels)

HR en organisatie

1. Hoe ontwikkelt het verzuim zich per afdeling? (HR-systeem)
2. Hoeveel declarabel zijn onze teams ten opzichte van de norm? (uren)
3. Hoe verhouden loonkosten zich tot de omzet, per maand? (salarisadministratie + boekhouding)
4. Hoeveel verlofuren staan er nog open, en wanneer valt dat in de planning? (HR + planning)
5. Welke contracten lopen de komende drie maanden af? (HR)
6. Hoe groot is het verloop per jaar, en in welke functies? (HR)

Klanten en service

1. Hoeveel serviceaanvragen of tickets komen er per klant binnen? (servicesoftware)
2. Welke klanten hebben veel service nodig en leveren weinig marge? (service + facturen)
3. Hoe lang duurt het gemiddeld voordat een werkbon is afgehandeld? (werkbonnen)
4. Welke klanten hebben we het afgelopen jaar niet meer gesproken? (CRM)

Controle op de data zelf

1. Welke facturen hebben geen project of kostenplaats? (boekhouding)
2. Welke uren zijn geschreven op een algemene post in plaats van op een project? (uren)

De laatste twee vragen lijken saai, maar ze bepalen hoe betrouwbaar de antwoorden op alle andere vragen zijn.

Welke van deze vragen kan jouw administratie al beantwoorden? Vraag een demo van 20 minuten aan. Kies vooraf drie vragen uit deze lijst, dan stellen we ze samen aan je eigen cijfers.

Hoe je deze vragen stelt

Er zijn drie manieren, en ze vullen elkaar aan:

• Dashboard. Voor vragen die je elke week stelt, zoals DSO, pijplijn en projectmarge. Zie KPI dashboard voorbeelden.
• AI-agent. Voor vervolgvragen en eenmalige vragen: "Waarom daalde de marge in augustus?" De DigiData AI-agent beantwoordt ze in gewone taal op je gekoppelde data en laat zien welke cijfers hij gebruikt.
• Automatisch rapport. Voor vragen waarop je het antwoord wilt ontvangen zonder te vragen, zoals een maandagoverzicht of een melding als een KPI een grens passeert. Zie rapportages automatiseren.

Welke bronnen heb je nodig?

Bijna alle vragen hierboven vragen om een combinatie van twee bronnen: boekhouding plus projecten, CRM plus facturen, uren plus HR. Juist die combinatie ontbreekt als elk pakket los staat. Door de software te koppelen, bijvoorbeeld Exact Online, Twinfield, Simplicate, Bouw7 of HubSpot, komen de gegevens op één plek samen. Bekijk alle koppelingen.

Lees ook hoe je daarmee structureel datagedreven werkt.