Power BI Desktop of Power BI Service: wat doe je waar?

Het verschil in één tabel

Power BI bestaat uit twee onderdelen die vaak door elkaar worden gehaald. In Power BI Desktop bouw je, in Power BI Service deel en ververs je.

Welke licentie je nodig hebt en wat die kost, staat in Power BI licentie: welke heb je nodig?.

De gebruikelijke werkwijze

1. Bouw het rapport in Power BI Desktop: haal data op, leg relaties en maak de measures.
2. Publiceer naar een werkruimte in Power BI Service.
3. Vul in de Service bij de instellingen van het semantische model de gegevensbronreferenties in. Desktop neemt je wachtwoorden of API-sleutels niet mee.
4. Stel de geplande vernieuwing in, op een tijdstip nadat je bron is bijgewerkt.
5. Deel het rapport via de werkruimte of een app.

Werkt een rapport in Desktop wel en faalt de vernieuwing in de Service, dan zit het bijna altijd in stap 3 of in een ontbrekende gateway.

Bouwen kan ook in de browser

Je hoeft niet meer voor alles Power BI Desktop te openen. In Power BI Service maak je via Maken en Gegevens ophalen een nieuw semantisch model, je transformeert data in Power Query, legt relaties, schrijft DAX-measures en bouwt het rapport in de browser. Microsoft noemt dit het bewerken van semantische modellen in de service.

Er zijn wel grenzen. Je hebt schrijfrechten op het model nodig, je beheerder kan de functie uitzetten en een deel van de modelopties zit nog alleen in Desktop. Voor een eerste rapport op een paar tabellen is de browser genoeg; voor een groot model met veel transformaties werken de meeste makers nog in Desktop.

Wanneer heb je een gateway nodig?

Een on-premises data gateway is Windows-software op een computer in je eigen netwerk. Hij geeft Power BI Service toegang tot bronnen die de Service niet zelf via internet kan bereiken:

• een SQL Server of andere database op een eigen server
• Excel- of CSV-bestanden op een lokale schijf of netwerkschijf
• andere bronnen achter je firewall

Voor cloudbronnen die Power BI rechtstreeks kan bereiken, zoals Azure SQL Database of bestanden in SharePoint Online en OneDrive, is geen gateway nodig. Je vult dan alleen de referenties in bij het semantische model.

Er zijn twee soorten: de standaardmodus voor gedeelde verbindingen, DirectQuery en meerdere gebruikers, en de persoonlijke modus voor één gebruiker die zijn eigen import-modellen ververst. Welke je ook kiest, de computer met de gateway moet aanstaan en online zijn op het moment van vernieuwen.

Let op bij OData-feeds met een gebruikersnaam en wachtwoord of API-sleutel. Microsoft vermeldt bij de OData-connector dat Basic-authenticatie een gateway vereist. Publiceer daarom eerst een klein testrapport en stel de geplande vernieuwing in voordat je er een groot model op bouwt. Gebruik je een feed-URL met filters erin, kies dan Testverbinding overslaan bij het instellen van de vernieuwing. De Service test de referenties op de basis-URL en negeert de queryopties. De stappen voor een OData-feed van Exact Online staan in Exact Online koppelen aan Power BI.

Power BI op een Mac

Power BI Desktop bestaat niet voor macOS. Je hebt drie opties:

Werk je vooral op een Mac en wil je dashboards zonder Windows en zonder Power BI-licentie per kijker, dan kan een dashboardtool in de browser een eenvoudiger route zijn. Het verschil met bouwen in Power BI staat op Power BI dashboard maken.

Checklist als de vernieuwing in de Service faalt

1. Staan de gegevensbronreferenties ingevuld bij de instellingen van het semantische model?
2. Kan de Service de bron via internet bereiken, of heb je een gateway nodig?
3. Staat de computer met de gateway aan en is de gateway online?
4. Bevat de bron-URL filters of queryopties? Kies dan Testverbinding overslaan.
5. Ververst de Service vaker dan je bron wordt bijgewerkt? Plan de vernieuwing na de bijwerking van je bron.