KPI dashboard voor het mkb: 12 voorbeelden met formules

Een dashboard is pas nuttig als iemand erop handelt

De meeste mkb-bedrijven hebben geen gebrek aan cijfers. De boekhouding, de urenregistratie en het CRM staan er vol mee. Wat ontbreekt, is een klein overzicht dat elke week dezelfde vraag beantwoordt: gaat het goed, en zo niet, wie doet wat?

Een KPI (key performance indicator) is daarom geen willekeurig getal, maar een kengetal met een doel, een grens en een eigenaar. Omzet is informatie. Brutomarge onder de 35 procent, waarna de commercieel directeur de prijsafspraken van die maand naloopt, is een KPI.

Hieronder staan twaalf KPI's die in de praktijk het vaakst waarde opleveren voor mkb-bedrijven van 5 tot 250 medewerkers. Per KPI zie je de formule, de gebruikelijke bron en de actie die erbij hoort. Kies er niet twaalf tegelijk: zes tot acht is voor de meeste directies genoeg.

Financiële KPI's

DSO is een van de meest onderschatte kengetallen. Stijgt je DSO van 38 naar 52 dagen, dan staat er bij een jaaromzet van EUR 1,2 miljoen ongeveer EUR 46.000 extra vast bij klanten. Dat is geld dat je niet hoeft te lenen als je het op tijd int. Lees meer over debiteurenbeheer met data.

Project- en dienstverlenings-KPI's

Declarabiliteit en projectmarge horen bij elkaar. Een team kan 85 procent declarabel zijn en toch verlies draaien als het tarief te laag is of meerwerk niet wordt gefactureerd. Voor de verdieping per project, zie nacalculatie automatiseren.

Commerciële KPI's

Zo bouw je het dashboard op

Stap 1: leg elke definitie vast. Schrijf per KPI op wat erin telt. Is omzet inclusief of exclusief doorbelaste kosten? Telt een creditnota mee in de maand van de oorspronkelijke factuur? Zonder vaste definities krijg je discussies over het getal in plaats van over de actie. Een semantische laag helpt om die definities in alle tools gelijk te houden.

Stap 2: koppel de bronnen één keer. Handmatige exports zijn de belangrijkste reden dat dashboards na drie maanden niet meer bijgewerkt worden. Met een koppeling voor je boekhouding komen de cijfers automatisch binnen, bijvoorbeeld uit Exact Online, Twinfield of Moneybird.

Stap 3: zet begroting en doelen ernaast. Een KPI zonder norm zegt weinig. Upload je begroting of maanddoelen als CSV-bestand, zodat het dashboard werkelijk tegen doel kan tonen.

Stap 4: toon trend, niet alleen stand. Een brutomarge van 38 procent is goed of slecht afhankelijk van de vorige twaalf maanden. Toon per KPI de huidige waarde, de norm en een trendlijn.

Stap 5: spreek een ritme af. Bespreek het dashboard elke week of maand in hetzelfde overleg. Laat bij een overschreden grens automatisch een melding of rapport per e-mail versturen naar de eigenaar.

Wil je deze KPI's op je eigen cijfers zien? Vraag een demo van 20 minuten aan. We zetten één bron klaar en laten zien welke kengetallen je administratie nu al kan leveren.

Oefen eerst met voorbeelddata

Op de pagina financieel dashboard voorbeeld staat een fictieve maanddataset met omzet, directe kosten, personeelskosten, huisvesting, debiteurensaldo en FTE. Je kunt de CSV downloaden en in Power BI of Excel de eerste vijf KPI's uit dit artikel narekenen. Zo zie je voordat je iets koppelt of een KPI-definitie bij jouw bedrijf past.

Veelgemaakte fouten

• Te veel KPI's. Twintig tegels op één scherm betekent dat niemand weet waar hij moet kijken. Houd het managementdashboard op één scherm.
• Percentages middelen. Het gemiddelde van twaalf maandmarges is niet de jaarmarge. Reken marges altijd opnieuw uit op totalen.
• Debiteuren optellen over maanden. Een debiteurensaldo is een stand. Gebruik de eindstand van de periode, niet de som.
• Geen eigenaar. Als niemand verantwoordelijk is voor een rode KPI, verandert er niets.

Van dashboard naar vraag

Een dashboard laat zien dat de marge daalt. De volgende vraag is waarom. Met de AI-agent van DigiData stel je die vervolgvraag in gewone taal op dezelfde gekoppelde data, bijvoorbeeld welke klanten of projecten de daling veroorzaken. Wil je weten welke vragen je nog meer kunt stellen, lees dan 50 vragen aan je bedrijfsdata.