Declarabiliteit berekenen: declarabiliteit en bezettingsgraad
Vul contracturen, verlof, ziekte en declarabele uren in en zie meteen de declarabiliteit op contracturen en op de uren die iemand echt beschikbaar was.
Kort antwoord
Declarabiliteit = declarabele uren ÷ beschikbare uren × 100%. Beschikbare uren zijn contracturen min verlof, feestdagen en ziekte. Een adviseur met 1.872 contracturen, 312 uur verlof en ziekte en 1.105 declarabele uren is 1.105 ÷ 1.560 = 70,8% declarabel. Op contracturen is dat 59,0%. Zeg er altijd bij op welke uren je rekent.
Rekenhulp declarabiliteit
Uren per medewerker of per team, over dezelfde periode. Uit je urenregistratie en verlofadministratie.
- Beschikbare uren
- 1.560
- Declarabiliteit op contracturen
- 59,0%
- Declarabiliteit op beschikbare uren (bezettingsgraad)
- 70,8%
Formules voor declarabiliteit
| Kengetal | Formule | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Beschikbare uren | contracturen − verlof en feestdagen − ziekte | 1.872 − 248 − 64 = 1.560 |
| Declarabiliteit op beschikbare uren | declarabele uren ÷ beschikbare uren × 100% | 1.105 ÷ 1.560 = 70,8% |
| Declarabiliteit op contracturen | declarabele uren ÷ contracturen × 100% | 1.105 ÷ 1.872 = 59,0% |
| Niet-declarabele uren | geschreven uren − declarabele uren | overleg, acquisitie, opleiding, administratie |
Er is geen wettelijke definitie. Veel bureaus noemen declarabiliteit op beschikbare uren ook de bezettingsgraad of productiviteit. Anderen rekenen op contracturen, omdat verlof en ziekte ook betaald worden. Beide zijn bruikbaar, zolang je in je rapportages en targets steeds dezelfde noemer gebruikt.
Declarabel betekent: je mag het aan een klant factureren. Uren op een project met een vaste prijs tellen meestal mee, ook als het project uitloopt. Dan is de declarabiliteit hoog, maar het projectresultaat niet.
Wat is een goede declarabiliteit?
| Rol | Vuistregel op beschikbare uren |
|---|---|
| Consultant, developer, adviseur | 70 tot 85% |
| Senior met teamverantwoordelijkheid | 50 tot 70% |
| Partner of directeur | 20 tot 50% |
| Ondersteuning, sales en management | Geen declarabiliteitstarget |
Dit zijn vuistregels uit de praktijk van advies-, IT- en ingenieursbureaus, geen normen. Een target van 100% is niet haalbaar: iedereen heeft tijd nodig voor overleg, opleiding en administratie. Wie structureel boven de 90% zit, schrijft vaak niet alle uren of brandt op. Kijk daarom ook naar de trend per maand en naar het verschil tussen geschreven en gefactureerde uren.
Rekenvoorbeeld: een adviseur op 36 uur
Een fictieve adviseur werkt 36 uur per week. De rekenhulp hierboven start met deze uren over een jaar.
| Post | Uren |
|---|---|
| Contracturen: 36 × 52 | 1.872 |
| Vakantie en feestdagen | 248 |
| Ziekte | 64 |
| Beschikbare uren | 1.560 |
| Declarabele uren | 1.105 |
| Declarabiliteit op beschikbare uren | 70,8% |
| Declarabiliteit op contracturen | 59,0% |
Bij een uurtarief van € 110 is elk procentpunt declarabiliteit op 1.560 beschikbare uren 15,6 uur, ofwel ruim € 1.700 omzet per medewerker per jaar. Voor een team van tien is 5 procentpunt hoger zo € 85.000 extra omzet zonder extra mensen.
Declarabiliteit verhogen
- Laat iedereen dagelijks uren schrijven. Uren die vrijdagmiddag uit het hoofd worden ingevuld, zijn te laag en te vaag om te factureren.
- Maak niet-declarabel werk zichtbaar. Schrijf intern werk op aparte codes, zodat je ziet of het overleg, acquisitie of herstelwerk is.
- Plan vooruit. Lage declarabiliteit ontstaat vaak door gaten tussen projecten. Een planning voor de komende zes weken laat die gaten zien voordat ze er zijn.
- Factureer wat je schrijft. Vergelijk geschreven declarabele uren met gefactureerde uren. Het verschil is werk dat je weggeeft.
Declarabiliteit uit je urenregistratie halen
Contracturen en verlof staan in je HR- of salarissysteem, geschreven en declarabele uren in je urenregistratie. In Simplicate zie je per medewerker welke uren declarabel zijn; contracturen en verlof komen vaak uit Nmbrs of een ander salarispakket.
Koppel die bronnen aan DigiData en het HR dashboard toont declarabiliteit per medewerker, team en maand, naast verzuim en bezetting. Hoe bureaus dat combineren met projectmarge, staat op de pagina over zakelijke dienstverlening.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen declarabiliteit en bezettingsgraad?
Veel bureaus gebruiken ze door elkaar. Strikt genomen is declarabiliteit het deel van de uren dat je kunt factureren en is bezettingsgraad het deel van de beschikbare uren dat aan projecten wordt besteed, declarabel of niet. Leg in je organisatie vast welke definitie je gebruikt.
Reken ik declarabiliteit op contracturen of beschikbare uren?
Op beschikbare uren zie je hoe productief iemand was in de tijd dat hij er was. Op contracturen zie je wat een medewerker oplevert tegenover wat hij kost, inclusief verlof en ziekte. Gebruik voor targets per medewerker de beschikbare uren en voor de begroting de contracturen.
Tellen overuren mee?
Ja, declarabele overuren tellen mee als declarabele uren. Reken je op contracturen, dan kan de declarabiliteit daardoor boven de 100% uitkomen. Dat is een signaal om naar de werkdruk te kijken, niet om het target te verhogen.
Hoe vaak moet ik declarabiliteit meten?
Per maand per medewerker en per team, met een voortschrijdend gemiddelde over drie maanden. Per week schommelt het te veel door vakanties en feestdagen.
Declarabiliteit per team, elke dag bijgewerkt
Koppel je urenregistratie aan DigiData en zie declarabiliteit, verzuim en projectmarge zonder export. 14 dagen gratis, maandelijks opzegbaar.
Bekijk het HR dashboard