Auslastung berechnen: fakturierbare Stunden und Auslastungsgrad
Geben Sie Vertragsstunden, Urlaub, Krankheit und fakturierbare Stunden ein und sehen Sie sofort die Auslastung auf Vertragsstunden und auf die tatsächlich verfügbaren Stunden.
Kurze Antwort
Auslastung = fakturierbare Stunden ÷ verfügbare Stunden × 100 %. Verfügbare Stunden sind Vertragsstunden minus Urlaub, Feiertage und Krankheit. Ein Berater mit 1.872 Vertragsstunden, 312 Stunden Urlaub und Krankheit und 1.105 fakturierbaren Stunden ist zu 1.105 ÷ 1.560 = 70,8 % ausgelastet. Auf Vertragsstunden sind es 59,0 %. Sagen Sie immer dazu, worauf Sie rechnen.
Rechner für die Auslastung
Stunden je Mitarbeiter oder Team im selben Zeitraum, aus Zeiterfassung und Urlaubsplanung.
- Verfügbare Stunden
- 1.560
- Auslastung auf Vertragsstunden
- 59,0 %
- Auslastung auf verfügbare Stunden
- 70,8 %
Formeln für die Auslastung
| Kennzahl | Formel | Beispiel |
|---|---|---|
| Verfügbare Stunden | Vertragsstunden − Urlaub und Feiertage − Krankheit | 1.872 − 248 − 64 = 1.560 |
| Auslastung auf verfügbare Stunden | fakturierbare Stunden ÷ verfügbare Stunden × 100 % | 1.105 ÷ 1.560 = 70,8 % |
| Auslastung auf Vertragsstunden | fakturierbare Stunden ÷ Vertragsstunden × 100 % | 1.105 ÷ 1.872 = 59,0 % |
| Nicht fakturierbare Stunden | erfasste Stunden − fakturierbare Stunden | Besprechungen, Vertrieb, Weiterbildung, Verwaltung |
Eine verbindliche Definition gibt es nicht. Viele Beratungen nennen die Auslastung auf verfügbare Stunden einfach Auslastungsgrad oder Produktivität. Andere rechnen auf Vertragsstunden, weil auch Urlaub und Krankheit bezahlt werden. Beides funktioniert, solange Berichte und Ziele immer denselben Nenner verwenden.
Fakturierbar heißt: Sie dürfen die Stunde einem Kunden berechnen. Stunden auf einem Festpreisprojekt zählen meist mit, auch wenn das Projekt überzieht. Die Auslastung sieht dann gut aus, die Projektmarge nicht.
Was ist eine gute Auslastung?
| Rolle | Faustregel auf verfügbare Stunden |
|---|---|
| Berater, Entwickler, Ingenieur | 70 bis 85 % |
| Senior mit Teamverantwortung | 50 bis 70 % |
| Partner oder Geschäftsführer | 20 bis 50 % |
| Support, Vertrieb und Management | Kein Auslastungsziel |
Das sind Erfahrungswerte aus Beratungs-, IT- und Ingenieurbüros, keine Normen. 100 % sind nicht erreichbar: Jeder braucht Zeit für Abstimmung, Weiterbildung und Verwaltung. Wer dauerhaft über 90 % liegt, erfasst oft nicht alle Stunden oder brennt aus. Schauen Sie deshalb auch auf den Monatsverlauf und auf die Lücke zwischen erfassten und abgerechneten Stunden.
Rechenbeispiel: ein Berater mit 36 Stunden
Ein fiktiver Berater arbeitet 36 Stunden pro Woche. Der Rechner oben startet mit diesen Stunden für ein Jahr.
| Posten | Stunden |
|---|---|
| Vertragsstunden: 36 × 52 | 1.872 |
| Urlaub und Feiertage | 248 |
| Krankheit | 64 |
| Verfügbare Stunden | 1.560 |
| Fakturierbare Stunden | 1.105 |
| Auslastung auf verfügbare Stunden | 70,8 % |
| Auslastung auf Vertragsstunden | 59,0 % |
Bei einem Stundensatz von 110 € ist jeder Prozentpunkt Auslastung auf 1.560 verfügbare Stunden 15,6 Stunden oder rund 1.700 € Umsatz pro Mitarbeiter und Jahr. Für ein Team von zehn Personen bringen fünf Prozentpunkte mehr etwa 85.000 € zusätzlichen Umsatz ohne Neueinstellung.
Auslastung verbessern
- Stunden täglich erfassen. Freitags aus dem Gedächtnis nachgetragene Stunden sind zu niedrig und zu ungenau für die Abrechnung.
- Nicht fakturierbare Arbeit sichtbar machen. Interne Arbeit auf eigene Codes buchen, damit Sie sehen, ob es Abstimmung, Vertrieb oder Nacharbeit ist.
- Vorausplanen. Niedrige Auslastung entsteht oft in Lücken zwischen Projekten. Eine Planung für sechs Wochen zeigt sie, bevor sie entstehen.
- Abrechnen, was erfasst ist. Vergleichen Sie erfasste fakturierbare Stunden mit abgerechneten. Die Differenz verschenken Sie.
Stunden aus Ihren Systemen holen
Vertragsstunden und Urlaub stehen im HR- oder Lohnsystem, erfasste und fakturierbare Stunden in der Zeiterfassung. In Simplicate ist jede Stunde als fakturierbar markiert oder nicht; Vertragsstunden und Urlaub kommen oft aus Nmbrs oder einem anderen Lohnprogramm.
Verbinden Sie diese Quellen mit DigiData, und das HR-Dashboard zeigt die Auslastung je Mitarbeiter, Team und Monat, neben Fehlzeiten und Besetzung. Wie Dienstleister das mit der Projektmarge verbinden, steht auf der Seite für Dienstleistungsunternehmen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Auslastung und Produktivität?
Viele Unternehmen verwenden die Begriffe gleich. Streng genommen ist die Auslastung der Anteil der verfügbaren Stunden auf Projekten, fakturierbar oder nicht, und die Produktivität der Anteil, den Sie abrechnen können. Legen Sie fest, welche Definition bei Ihnen gilt.
Rechne ich auf Vertragsstunden oder verfügbare Stunden?
Auf verfügbare Stunden sehen Sie, wie produktiv jemand in der anwesenden Zeit war. Auf Vertragsstunden sehen Sie, was ein Mitarbeiter einbringt gegenüber dem, was er kostet, einschließlich Urlaub und Krankheit. Für persönliche Ziele eignen sich verfügbare Stunden, für die Planung Vertragsstunden.
Zählen Überstunden mit?
Ja, fakturierbare Überstunden zählen als fakturierbare Stunden. Auf Vertragsstunden kann die Auslastung dadurch über 100 % steigen. Das ist ein Anlass, auf die Arbeitslast zu schauen, nicht das Ziel zu erhöhen.
Wie oft sollte ich die Auslastung messen?
Monatlich je Mitarbeiter und Team, mit einem gleitenden Durchschnitt über drei Monate. Wochenwerte schwanken durch Urlaub und Feiertage zu stark.
Auslastung je Team, täglich aktuell
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