Zo beveilig je AI-toegang tot financiële en projectdata

Waarom dit ertoe doet

AI kan je veel tijd besparen bij vragen over omzet, marges en projecten. Maar financiële en projectdata bevat ook klantnamen, bedragen, uren van medewerkers en contractafspraken. De Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwde al voor datalekken doordat medewerkers gegevens in AI-chatbots plakten.

Het goede nieuws: met zes maatregelen gebruik je AI veilig op je eigen cijfers.

1. Geef alleen vrij wat nodig is

Een vraag over openstaande facturen heeft geen salarisgegevens nodig. Kies per koppeling welke gegevens de AI mag zien, en niet meer.

2. Kies voor alleen-lezen

Een AI-assistent moet je cijfers kunnen analyseren, maar nooit boekingen, facturen of relaties kunnen wijzigen. Kies een koppeling die alleen kan lezen.

3. Deel nooit wachtwoorden of exports

Plak geen exports met klantgegevens in een chat en geef een AI-tool nooit je wachtwoord. Gebruik een koppeling waarbij je inlogt en toestemming geeft, zoals bij andere zakelijke apps.

4. Bepaal wie toegang mag geven

Niet iedere medewerker hoeft zelf data aan een AI-tool te kunnen koppelen. Leg vast wie dat mag, bijvoorbeeld alleen de beheerder of de financieel verantwoordelijke.

5. Zorg dat je direct kunt intrekken

Verandert iemand van functie of stopt een project? Dan wil je toegang met één klik kunnen intrekken, en niet afhankelijk zijn van een ander systeem.

6. Weet waar je data terechtkomt

Gebruik je ChatGPT of Claude, dan gaat een kopie van je gegevens naar die aanbieder, onder de voorwaarden van je abonnement daar. Lees blijft je bedrijfsdata in de EU? voor de verschillen.

Hoe DigiData dit voor je regelt

• Alle koppelingen zijn alleen-lezen
• Je kiest per koppeling welke gegevens de AI ziet
• Je logt in via DigiData; je deelt geen wachtwoorden met AI-tools
• Alleen beheerders kunnen een externe AI-assistent koppelen
• Je trekt toegang met één klik in
• Je data wordt in de EU opgeslagen en nooit gebruikt voor AI-training

Wil je dat je data helemaal binnen DigiData blijft? Gebruik dan de DigiData AI-agent in plaats van een externe assistent. Lees ook hoe we MCP-koppelingen beveiligen.

Checklist

1. Welke AI-tools mogen we gebruiken, en met welk account?
2. Welke gegevens mogen daar nooit in?
3. Wie mag data koppelen aan een AI-tool?
4. Hoe trekken we toegang in?
5. Wie controleert antwoorden voordat ze naar een klant of de directie gaan?

Meer tips voor je team staan in ChatGPT voor bedrijven.